「書類を捨てられず、キャビネットが増え続けている」
「過去の契約書や図面を保管しているが、ほとんど使っていない」
「電子化したいが、原本まで廃棄してよいのか判断できない」
企業では、契約書、帳票、図面、社内資料など、さまざまな紙文書が日々蓄積されていきます。
必要な書類だからといって、すべてをオフィス内に置き続ければ、やがて書庫やキャビネットが執務スペースを圧迫します。
一方で、重要書類を安易に処分することもできません。
そこで検討したいのが、文書保管サービスを活用した「社外保管」と「電子化」の組み合わせです。
群馬県伊勢崎市を拠点とする中一陸運株式会社では、物流事業で培ってきた保管のノウハウを活かし、紙文書の電子化から原本保管、保存期間終了後の廃棄までを支援するアーカイブ事業を展開しています。
今回は、文書保管サービスを活用するメリットと、企業が紙文書をどのように整理すればよいのかについて解説します。
文書保管サービスとは？
文書保管サービスとは、企業が保有する契約書、帳票、図面、業務資料などを、社外の施設へ預けて管理するサービスです。
企業では、法律や社内規定、取引上の必要性などから一定期間保管する文書があります。
しかし、
「保管義務がある」ことと「オフィスに置いておく必要がある」ことは同じではありません。
日常的には使用しないものの、一定期間残しておく必要がある書類については、外部保管という選択肢があります。
紙文書をオフィスに置き続ける3つの課題
1．オフィススペースを占有する
紙文書が増えると、キャビネットや書庫が必要になります。
最初は数台だったキャビネットも、毎年書類が増えれば徐々にスペースを占有します。
本来、
社員が働く場所
打ち合わせスペース
業務設備を置く場所
として使える面積が、書類保管のために使用されることになります。
特に都市部のオフィスでは、限られた床面積をどのように使うかは重要な経営課題です。
2．必要な書類を探す時間が増える
紙の文書管理で問題になりやすいのが検索です。
「○年前の契約書を確認したい」
「以前の図面を探したい」
というとき、段ボールやファイルを一つずつ確認していては時間がかかります。
書類量が増えるほど、
保管場所を覚えている人しか分からない
という属人的な管理になりやすくなります。
3．保存期間終了後も残り続ける
文書管理で意外と多いのが、
「捨てるタイミングが分からないので、とりあえず保管している」
という状態です。
保存期間が終了した文書をそのまま残していけば、書類は減らず、保管量だけが増加していきます。
文書管理では、保管方法だけでなく、
「いつまで保管し、いつ処分するか」
まで決めることが重要です。
すべての書類を電子化する必要はない
文書DXというと、
「紙を全部PDFにしなければならない」
と思われることがあります。
しかし、必ずしもすべての紙文書を電子化する必要はありません。
文書によって、
使用頻度
保存期間
原本の必要性
検索の必要性
が異なるからです。
例えば、
頻繁に閲覧する文書
電子化して検索・閲覧しやすくする。
使用頻度は低いが原本を残す必要がある文書
社外の文書保管サービスを利用する。
電子化したいが原本も残したい文書
電子化＋原本保管を組み合わせる。
保存期間を終了した文書
社内ルールを確認したうえで適切に廃棄する。
このように、文書の性質によって管理方法を分けることが重要です。
文書管理は「4つに分類」すると整理しやすい
大量の書類を前にして、
「どこから始めればよいか分からない」
という場合は、まず次の4種類に分類してみましょう。
① 紙のまま社内で使用する文書
② 電子化して日常的に利用する文書
③ 原本を社外保管する文書
④ 保存期間終了後に廃棄する文書
この分類を行うだけでも、
「本当にオフィス内に置いておく必要がある書類は何か」
が見えやすくなります。
重要なのは、いきなりスキャン作業を始めるのではなく、文書ごとの役割を整理することです。
中一陸運のアーカイブ事業でできること
中一陸運では、紙文書に関する複数のサービスを組み合わせたアーカイブ事業を展開しています。
公式サイトでは、資料の電子化から保管・廃棄までを安全な倉庫内でワンストップ提供すると案内しています。
つまり、
紙文書を預ける
だけではなく、
電子化する
↓
データとして活用する
↓
原本を保管する
↓
保存期間終了後に廃棄する
という文書のライフサイクル全体を相談できることが特徴です。
原本を裁断しない「非破壊スキャン」
製本された契約書や古い資料、貴重な書籍などは、
「電子化したいけれど裁断したくない」
というケースがあります。
中一陸運では、オーバーヘッド型のブックスキャナーBookEye® 4 V1A Professionalなどを使用した非破壊スキャンに対応しています。
書類を裁断せず、1ページずつスキャンしてPDF化することが可能です。
そのため、
製本された契約書
書籍
歴史資料
大型図面
など、原本の形を残したい資料にも活用できます。
最大A1サイズの大型図面にも対応
一般的なオフィス用複合機では、大型図面の電子化が難しい場合があります。
中一陸運が導入しているBookEye® 4 V1A Professionalは、最大A1サイズ（841mm×594mm）まで対応しています。
そのため、
建築図面
土木図面
測量図面
地図
製造業の図面
など、大判資料の電子化にも活用できます。
企業によっては、契約書よりも過去の設計図や図面が大量に保管スペースを占有しているケースがあります。
こうした大型資料こそ、電子化と外部保管を組み合わせるメリットが大きい場合があります。
OCRで「画像」から「検索できる資料」へ
紙文書をスキャンしただけでは、基本的には画像データです。
そこで活用できるのが**OCR（光学文字認識）**です。
中一陸運では、希望に応じてOCR加工にも対応しています。
OCR処理を行うことで、PDF上で文字検索やテキストコピーができるようになります。
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