物流センターや企業の事業所では、日々の業務に伴ってさまざまな書類が発生します。
納品書や受領書、請求関連書類、取引記録など、業務上必要な文書を保管しているうちに、書類棚や段ボールが増え、作業スペースを圧迫してしまうことがあります。
特に、長期間保管する必要がある文書と、日常的に使用する文書が混在している場合、必要な書類を探す時間が増えるなど、管理上の課題につながります。
こうした問題を見直す方法の一つが、アーカイブサービスの活用です。
「倉庫内に書類の段ボールが増えている」
「古い書類を保管しているが、ほとんど取り出す機会がない」
「紙の文書を整理し、必要なものだけ電子化したい」
このような課題を抱える企業に向けて、物流センターや事業所の書類保管スペースを見直すための5つの改善策を解説します。
群馬県伊勢崎市に本社を置く中一陸運株式会社では、倉庫保管や貨物輸送に加え、企業の文書保管・電子化を支援するアーカイブ事業を展開しています。
1. 保管している書類の種類と数量を把握する
書類保管スペースを見直す際には、最初に現在どのような文書を、どれだけ保管しているのかを確認することが重要です。
書類の内容や保管期間を把握しないまま整理を始めると、必要な文書まで廃棄してしまったり、保管場所が分からなくなったりするおそれがあります。
まず確認したい書類の種類
納品書・受領書
商品や貨物の受け渡しに関する記録です。
請求・経理関連書類
取引や会計処理に関係する書類です。
契約関連書類
取引先との契約内容や条件を確認するための文書です。
業務記録・管理資料
社内の業務運営や管理に必要な記録です。
書類の保管状況を一覧化する
書類を整理する際には、次の情報を確認すると管理しやすくなります。
書類の名称と種類
保管している部署
保管場所
段ボールやファイルの数量
作成年度
保管期限
閲覧・取り出しの頻度
特に重要なのが、保管期限と利用頻度です。
保管期限は、書類の種類や適用される法令、社内規程などによって異なります。
書類の内容と保管条件を把握することが、スペース改善の第一歩となります。
2. 日常的に使う書類と長期保管する書類を分ける
書類保管スペースを効率的に使うためには、すべての文書を同じ場所に保管する必要があるかを見直すことが重要です。
例えば、日常業務で頻繁に確認する書類と、法令や社内規程に基づいて長期間保存する書類では、適した保管方法が異なります。
書類を3つに分類する
日常的に使用する書類
頻繁に閲覧するため、担当部署の近くで管理する方法が考えられます。
利用頻度の低い保管書類
日常的には使用しないものの、一定期間保存する必要がある書類です。外部保管を検討する対象になります。
保管期限を迎えた書類
保存義務や業務上の必要性を確認したうえで、廃棄の可否を判断します。
外部保管に適した書類とは？
外部保管は、長期間保存する必要があるものの、取り出す機会が少ない書類に適しています。
例えば、過去年度の取引記録や、参照頻度の低い業務資料などが検討対象になります。
一方、毎日使用する書類を外部へ移すと、取り寄せの手間が増える可能性があります。
そのため、書類の利用頻度に応じて保管場所を分けることが重要です。
3. アーカイブサービスを活用して保管スペースを確保する
書類の分類ができたら、利用頻度の低い文書を外部のアーカイブサービスで保管する方法を検討します。
アーカイブサービスとは、企業の文書や記録などを、必要な管理条件に応じて保管するサービスです。
外部保管を検討するメリット
事業所内のスペースを確保できる
書類棚や保管用段ボールを移動することで、これまで書類が占めていた場所を別の用途に利用できる可能性があります。
書類の保管場所を整理できる
保管する文書を分類し、管理方法を統一するきっかけになります。
長期保管の方法を見直せる
書類の保管期限や利用頻度に応じて、保管体制を検討できます。
中一陸運のアーカイブ事業
中一陸運株式会社では、2017年から企業の文書保管や電子化に関するアーカイブ事業を展開しています。
物流事業で培ってきた保管に関するノウハウを活かし、企業の文書管理を支援しています。
また、駒形物流センターの対象となる倉庫・アーカイブサービスでは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格ISO/IEC 27001に基づく認証を取得しています。
ただし、この認証は中一陸運のすべての事業所や業務に適用されるものではありません。
外部保管を検討する際には、保管対象の文書や管理条件、取り出し方法などを事前に確認することが大切です。
4. 必要な書類は電子化して検索・閲覧しやすくする
書類保管スペースの見直しでは、紙の文書を電子化する方法も有効です。
ただし、すべての書類を電子化すればよいというわけではありません。
紙の原本を保存する必要がある文書もあるため、電子化の目的や保管条件を整理することが重要です。
電子化を検討したい書類
過去の取引記録
必要に応じて内容を確認する文書です。
長期間保存する業務資料
紙の状態では保管場所を取るため、電子化による閲覧方法の見直しを検討できます。
複数の担当者が参照する資料
電子データとして管理することで、利用方法を見直せる場合があります。
スキャンとOCRの違い
紙の書類をスキャンすると、画像データとして保存できます。
一方、OCRは画像内の文字を認識し、テキストデータとして扱えるようにする技術です。
OCRを活用することで、文書の内容を検索しやすくなる場合があります。
ただし、文字の認識精度は原稿の状態や文字の種類などによって異なるため、必要に応じた確認が重要です。
中一陸運の文書電子化サービス
中一陸運では、非破壊型のオーバーヘッドスキャナー「BookEye 4 V1A Professional」などを活用した文書電子化サービスを提供しています。
冊子状の資料など、裁断せずに読み取りたい文書についても、原稿の状態やサイズに応じて対応を検討できます。
また、OCRやPDF化などのサービスも提供しています。
なお、電子化した文書について紙の原本を廃棄できるかどうかは、法令や文書の種類、保存要件によって異なります。
電子化と原本保管の必要性を分けて判断することが重要です。
5. 保管期限と廃棄ルールを決めて書類の増加を防ぐ
書類保管スペースを一度整理しても、その後の運用ルールが決まっていなければ、再び書類が増えてしまう可能性があります。
そのため、外部保管や電子化とあわせて、保管期限や廃棄方法を整理することが重要です。
書類管理で決めておきたいルール
保管期限の設定
法令や社内規程などを確認し、文書ごとの保存期間を整理します。
保管場所の記録
どの書類をどこに保管しているのか、管理できるようにします。
取り出し手順の明確化
必要な文書を確認する際の依頼方法や担当者を決めます。
定期的な保管状況の確認
保管期限を迎えた文書や、利用頻度が変わった文書を確認します。
廃棄時の承認と記録
廃棄対象の確認方法や承認手順を整理します。
保管・電子化・廃棄を組み合わせる
中一陸運のアーカイブ事業では、文書の外部保管に加え、電子化や保管期間終了後の廃棄に関するサービスも提供しています。
ただし、廃棄の実施条件や対応範囲については、個別の契約内容を確認する必要があります。
書類管理を見直す際には、外部保管だけでなく、電子化や廃棄まで含めて検討することで、継続的な管理体制を整えやすくなります。
書類を保管するだけでなく、保管期間が終了した後の取り扱いまで決めておくことが重要です。
まとめ｜アーカイブ活用で物流センターの書類管理を見直す
物流センターや企業の事業所では、業務に必要な書類を適切に保管しながら、限られたスペースを有効活用することが求められます。
書類保管スペースを見直す際には、単に段ボールを移動するのではなく、文書の種類や利用頻度、保存期間に応じた管理方法を考えることが重要です。
今回紹介した5つの改善策を振り返りましょう。
① 保管している書類の種類と数量を把握する
② 日常使用する書類と長期保管する書類を分ける
③ アーカイブサービスで保管スペースを確保する
④ 必要な書類を電子化して管理方法を見直す
⑤ 保管期限と廃棄ルールを決める
中一陸運株式会社は、群馬県伊勢崎市を拠点に、倉庫保管・貨物輸送・流通加工に加え、企業の文書保管や電子化を支援するアーカイブ事業を展開しています。
「これからもずっと Only One Nakaichi」
群馬県・北関東エリアで企業文書の外部保管や電子化、書類保管スペースの見直しをご検討の企業様は、ぜひ中一陸運へご相談ください。
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