中一陸運が取り組むアーカイブ電子化とナレッジ活用
物流業界では近年、ベテラン社員の退職に伴う知識・ノウハウの継承が大きな課題となっています。
長年の経験によって培われた判断力や作業の工夫が失われると、業務効率の低下や品質のばらつきにつながりかねません。
群馬県伊勢崎市を拠点に、保管・輸送・流通加工を一貫して担ってきた中一陸運株式会社 では、こうした課題に向き合いながら、現場で培われた知恵を組織の財産として活かす取り組みを進めています。
物流業界で進む「知の継承」問題とは
ベテラン依存からの脱却が求められる背景
物流現場では、「このやり方が一番早い」「この時間帯は混む」といった言語化されにくい判断が日常的に行われています。
こうした暗黙知が個人に依存している状態は、人材の入れ替わりが起きた際に大きなリスクとなります。
属人化を防ぐ仕組みづくりの重要性
経験や勘を否定するのではなく、組織として共有できる形に整理することが、持続可能な物流体制づくりの第一歩になります。
アーカイブ電子化によるナレッジ整理の考え方
情報を「残す」から「使える」に変える
中一陸運では、業務を通じて蓄積されてきた知見を、必要なときに参照できる形で整理することを重視しています。
業務手順の整理
作業時の注意点の共有
過去事例の記録
こうした情報をアーカイブ化することで、現場判断の質を安定させることが可能になります。
現場力を支えるナレッジ活用の具体例
倉庫・流通加工での知見共有
保管や流通加工の現場では、商品特性に応じた取り扱いの工夫が重要です。
作業のコツや注意点を記録・共有することで、新人スタッフでも一定水準の作業品質を保ちやすくなります。
輸送業務における経験の活用
配送業務では、地域特性や時間帯による違いが業務効率に大きく影響します。
過去の経験を整理して共有することで、次世代のドライバーにも現場判断のヒントを残すことができます。
ナレッジマネジメントがもたらす価値
教育・業務改善の土台づくり
知識を蓄積・整理することは、単なる引き継ぎではなく、教育や業務改善の質を高める基盤になります。
提案力と対応力の向上
過去の知見が整理されていることで、お客様の要望に対して、より具体的で現実的な物流改善提案が可能になります。
中一陸運が大切にする「人と知識」の考え方
経験を組織の力に変える物流へ
物流企業にとって最大の財産は、設備だけでなく人と知識です。
中一陸運では、現場で培われた経験を尊重しながら、それを次につなげる仕組みづくりを大切にしています。
未来につながる物流のかたち
アーカイブ電子化やナレッジ共有は、急激な変革ではなく、日々の業務改善の積み重ねです。
その積み重ねが、安定した品質と信頼につながる物流を支えています。
物流の知識活用に関心のある方へ
物流業務の属人化や人材育成に課題を感じている企業様、また、経験や知識を活かしながら成長できる職場を探している方は、物流の「中身」に目を向けてみることが重要です。
中一陸運では、これからも現場視点を大切にしながら、人と知識が活きる物流のあり方を追求していきます。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
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・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。