群馬県伊勢崎市を拠点に、保管・輸送・流通加工を一貫提供している中一陸運株式会社です。
創業60年以上、地域経済を支える総合物流企業として、お客様の信頼に応えてまいりました。
近年、地震や台風などの自然災害が増え、企業におけるBCP（事業継続計画）対策の重要性が高まっています。本記事では、物流企業として私たちが提供できる「書類保管」とBCP対策の視点をご紹介します。
なぜ今、BCP対策が重要なのか
災害リスクと企業活動
自然災害や大規模停電、予測できない社会変動は、企業活動に大きな影響を及ぼします。特に重要書類や契約書、保存義務のある帳票類が被災すると、
業務停止
情報損失
信頼低下
といった深刻な問題につながります。
オフィス保管のリスク
オフィス内に大量の紙書類を保管している場合、
水濡れ
紛失
火災リスク
を完全に回避することは困難です。
だからこそ、リスク分散型の保管体制が求められています。
電子化＋原本保管という選択肢
書類の電子化（アーカイブ化）
近年、多くの企業が書類のスキャン・データ化を進めています。
電子化によって、
検索性向上
業務効率化
ペーパーレス化
が実現します。
原本の扱いに関する課題
しかし、法律で保存義務のある書類は簡単に廃棄できません。
「電子化はしたが、原本の保管場所に困っている」というご相談も増えています。
中一陸運の書類保管サービス
セキュリティを備えた倉庫保管
中一陸運では、重要書類の保管管理にも対応しています。
セキュリティ管理体制
適切な在庫管理
法令遵守に基づく運用
お客様の大切な情報資産を、安全にお預かりします。
一貫物流による安心対応
当社の強みは、保管から輸送まで自社で完結できる体制です。
オフィスへの集荷
倉庫への安全輸送
必要時の迅速な配送
をワンストップで対応します。
複数業者を介さないため、情報伝達ミスや管理コストの削減にもつながります。
物流企業だからできるリスク分散
Only One Nakaichiの強み
中一陸運は、単なる倉庫業者ではありません。
保管
輸送
流通加工
を一体化した総合物流企業です。
物流ノウハウを活かした保管管理により、企業様のBCP対策を現実的な形で支援します。
外部保管によるオフィス効率化
書類を外部倉庫へ移すことで、
オフィススペースの有効活用
賃料コスト削減
管理業務の効率化
といった副次的なメリットも生まれます。
安全管理と法令遵守の徹底
情報資産を守る体制
個人情報や機密情報の取り扱いについては、法令および社内規定を遵守し、厳格に管理しています。
お客様の情報を守ることは、物流のプロとしての責任です。
災害時の対応姿勢
天候や交通規制などの影響を受ける可能性はありますが、安全を最優先にしながら、可能な限り迅速な対応を行います。
無理な運行を行わないことも、長期的な信頼構築の一環です。
求職者の皆様へ｜社会を支える仕事
中一陸運では現在、ドライバーや倉庫管理スタッフを募集しています。
物流を通じて社会を支えたい
責任ある仕事に挑戦したい
伊勢崎市で安定して働きたい
未経験の方でも、丁寧な教育体制と安全管理のもとで安心してスタートできます。
まとめ｜BCP対策を支える物流パートナー
書類の電子化と原本保管の組み合わせ
セキュリティ体制を備えた倉庫保管
保管・輸送を一貫対応する総合物流サービス
群馬県発の地域密着型企業
予測困難な時代だからこそ、平時の備えが企業の未来を守ります。
書類保管やBCP対策を見直したい企業様は、ぜひ一度、中一陸運へご相談ください。
「Only One Nakaichi」の一貫物流サービスで、皆様の安心と事業継続を支え続けます。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。