群馬県伊勢崎市を拠点に60年以上、地域物流を支えてきた中一陸運株式会社です。
「保管・輸送・流通加工」を一貫して提供する総合物流企業として、企業様の課題解決をサポートしています。
近年、多くの企業様からご相談いただくのが、紙書類の保管スペース問題です。
本記事では、倉庫を活用した文書保管サービスと、DX推進につながる新しい選択肢をご紹介します。
オフィスや倉庫を圧迫する紙書類の課題
保管義務と廃棄できない現実
契約書や会計書類、各種帳票など、法律で保存が義務付けられている文書は簡単に廃棄できません。
その結果、
書庫や倉庫が書類で埋まる
保管スペースが業務を圧迫する
探す手間が増える
といった問題が発生します。
見えないコストの存在
紙書類の保管には、
賃料
空調コスト
管理工数
検索時間
といった「見えないコスト」がかかっています。
倉庫活用による「スペースの奪還」
物流倉庫を活用した文書保管
中一陸運では、自社倉庫の機能を活かし、企業様の重要書類を安全に保管しています。
セキュリティ管理体制
適切な在庫管理
必要時の迅速な取り出し対応
オフィス外に保管することで、スペースを本来の業務に活用できます。
生産性向上への波及効果
空いたスペースを、
業務エリア
在庫保管エリア
新規事業スペース
として活用できれば、生産性は大きく向上します。
DX推進につながる文書整理
電子化との組み合わせ
外部保管を検討する過程で、
スキャンによるデータ化
不要書類の整理
保管基準の見直し
が進み、自然とペーパーレス化が加速します。
意識改革のきっかけに
物理的に書類を移動することが、社内のDX推進のトリガーになります。
書類管理のルール明確化
情報の見える化
業務フローの最適化
これは単なる倉庫サービスではなく、業務改善の第一歩です。
一貫物流だからできる安心対応
保管・輸送・処理までワンストップ
中一陸運の強みは、
書類の引き取り
倉庫保管
必要時の配送
廃棄処理手配
まで一貫して対応できる点です。
複数業者を介さないため、管理負担を軽減できます。
情報管理への取り組み
個人情報や機密情報については、法令および社内規定に基づき厳格に管理しています。
物流企業として培ってきた管理体制を、文書保管にも活かしています。
求職者の皆様へ｜整った環境で働く安心
整理された倉庫環境と明確な管理体制は、働く人にとっても安心材料です。
安全管理の徹底
業務の標準化
チームワーク重視
伝統を守りながらも、新しいニーズに対応する企業文化があります。
まとめ｜書類保管の見直しが未来を変える
書類保管によるスペース圧迫の解消
倉庫活用によるコスト削減
DX推進へのきっかけづくり
保管・輸送・流通加工の一貫対応
中一陸運は、単なる運送会社ではなく、
企業の業務効率化を支える総合物流パートナーです。
群馬県伊勢崎市から全国へ。
書類保管や倉庫活用でお悩みの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
「Only One Nakaichi」として、
物流の枠を超えた課題解決をご提案いたします。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。