企業活動において、紙文書や記録媒体の管理は今なお重要な課題となっています。

契約書や帳票類、保管義務のある書類など、日々増え続ける情報資産は、オフィススペースや管理業務に大きな負担を与えています。

群馬県伊勢崎市に拠点を構える中一陸運株式会社では、長年培ってきた物流ノウハウを活かし、保管・輸送・流通加工に加えて、電子化サービスやアーカイブ事業にも取り組んでいます。

今回は、物流センターを活用した電子化サービスと、業務効率化につながるアーカイブ事業についてご紹介いたします。

企業が抱える文書管理の課題とは

紙文書が業務負担になる時代

現在、多くの企業ではペーパーレス化が進められています。

しかし実際には、

• 契約書
• 伝票
• 図面
• 保管義務のある書類

など、大量の紙資料を管理し続ける必要があります。

これらの書類はオフィススペースを圧迫するだけでなく、検索や整理にも多くの時間を要します。

電子化ニーズの高まり

近年では、

• テレワーク対応
• 情報共有の効率化
• 災害対策
• セキュリティ強化

といった観点から、文書の電子化ニーズが高まっています。

必要な情報を迅速に検索できる環境づくりが、企業の生産性向上につながっています。

中一陸運株式会社のアーカイブ事業

安全な保管環境で情報資産を管理

中一陸運株式会社では、物流センターの保管ノウハウを活かし、お客様の重要書類や記録媒体を適切な環境でお預かりしています。

厳重な管理体制のもと、

• 機密文書
• 保管書類
• 各種記録媒体

を安全に管理しています。

必要な書類を迅速に電子化

単なる保管だけではなく、ご要望に応じてスキャニングによる電子化サービスにも対応しています。

必要な情報をデータ化することで、

• 書類検索の効率化
• 業務スピード向上
• ペーパーレス化

をサポートしています。

保管・輸送・流通加工との一貫対応が強み

物流と情報管理を一元化

中一陸運株式会社の特徴は、

• 保管
• 輸送
• 流通加工
• 情報管理

を総合的に対応できる点にあります。

物流と文書管理を一括で管理することで、業務全体の効率化につなげています。

イレギュラー対応にも柔軟に対応

物流現場では、

• 天候不良
• 自然災害
• 交通規制
• 繁忙期

など、さまざまな外部要因が発生します。

情報管理のデジタル化を進めることで、現場スタッフとの迅速な情報共有が可能となり、柔軟な対応体制の構築につながっています。

働き方改革と最新技術への取り組み

従業員の負担軽減を推進

電子化や情報共有システムの導入は、業務効率化だけではありません。

現場スタッフや管理担当者の負担軽減にもつながっています。

中一陸運株式会社では、

• 業務効率化
• 労務環境改善
• 働き方改革

を積極的に推進しています。

伝統と革新を融合した物流企業

創業から60年以上にわたり地域経済を支えてきた伝統を大切にしながらも、最新技術を柔軟に取り入れている点が中一陸運株式会社の特徴です。

物流業界で新たなキャリアを築きたい方にとっても、安心して成長できる環境づくりを進めています。

これからの物流に求められる新しい価値

物流＋情報管理の時代へ

現代の物流業界では、単に荷物を運ぶだけではなく、情報を安全かつ効率的に管理する役割も重要になっています。

中一陸運株式会社では、

• 保管
• 輸送
• 流通加工
• アーカイブ事業
• 電子化サービス

を融合させ、お客様の多様な課題解決をサポートしています。

Only One Nakaichiとして地域社会へ貢献

「Only One Nakaichi」の理念のもと、これからも地域社会とお客様に寄り添いながら、高品質な物流サービスを提供してまいります。

物流と情報管理を融合した新しい価値創造を通じて、より効率的で安全なビジネス環境づくりに貢献していきます。

バック オフィス サポート サービスのご案内

◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか? 

【(1)大型図面のスキャン・保管】

１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?

　　・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
　　　保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。

　　・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。

　　　 ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。

《お悩みを解決します》 

　　・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。

　　・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
　　　 スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。

　　・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
　　　 情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。

　　・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
　　　 スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
　　　 訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
　　　 ⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
　　　 　チャーター便での運搬を実施しています。

　　・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
　　　 大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
　　　 のサイズに応じて設定いたします。

　　・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
　　　 ⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。

《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》

　①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。

　②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。

　　マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
　　製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本

　③各種書類のスキャンも承ります。

　　契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等

　④データベース化します。

　　OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品

　⑤ご要望をお教えください。

　　(1)原稿サイズ　(2)原稿枚数　(3)原稿の形態　(4)ご依頼内容

　　(5) 原稿のお引き取り、納品方法　(6)納品形態　(7)実施時期

◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。

【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】

《オフィス内でこんなお悩みありませんか》

　①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
　　対象となる書類もそのまま放置されている。

　②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
　　残っており、効率的な管理体制ができていない。
　　⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-

　③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。

　④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
　　効率的な保管と活用方法を検討したい。

　⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。

　⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。

《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》

　・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。

　・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
　　契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等

　・データベース化します。
　　OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品

　・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
　　大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
　　のサイズに応じて設定いたします。

　・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
　　(溶解処理)も承ります。

　　⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。

　・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
　　応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)

　　 ⇒宅配便、路線便での対応も可能です。

　・ご要望をお教えください。

　　(1)原稿サイズ　(2)原稿枚数　(3)原稿の形態　(4)ご依頼内容

　　(5) 原稿のお引き取り、納品方法　(6)納品形態　(7)実施時期

◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。

通常業務の〝ちょっとその先″へ

《バックオフィスサービスのご案内》

　(1)データ化に向けた入力代行サービス
　　Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
　　Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
　　で入力。

　(2)OCR処理による文字校正済データ作成
　　Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
　　でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。

　(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
　　Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
　　統一リスト化する。

　(4)各種写真の修復、補正

　(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
　　 入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。

個人事業主様も、「データ化ってどういうの？」と不明点の多い方も、お気軽にお問合せください。

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