企業では、契約書や経理書類、各種帳票、図面、業務資料など、日々さまざまな文書が蓄積されていきます。
「保管しなければならない書類でキャビネットがいっぱいになっている」
「過去の資料を探すのに時間がかかる」
「書類を電子化したいが、何から始めればよいかわからない」
こうした紙文書に関する課題を抱えている企業も少なくありません。
群馬県伊勢崎市を拠点とする中一陸運株式会社では、長年にわたり培ってきた「保管」のノウハウを活かしたアーカイブ事業を展開しています。
今回は「アーカイブ事業」「電子化サービス」「物流センター」をテーマに、紙文書を社外で保管するメリットや、電子化によって企業の文書管理を効率化する考え方についてご紹介します。
アーカイブ事業とは？企業の「書類を置く」から「情報を管理する」へ
アーカイブという言葉から、古い資料を保管しておくことをイメージされる方も多いかもしれません。
しかし、企業におけるアーカイブで重要なのは、単に書類を残しておくことではありません。
必要な文書を適切に保管し、必要になったときに確認できる状態にしておくことが重要です。
企業では、書類の種類によって保存が必要となる期間や取り扱い方法が異なります。そのため、すべてを同じように保管するのではなく、文書の性質や保存目的に合わせた管理が求められます。
一方で、大量の紙文書を自社オフィスで管理し続けると、保管スペースだけでなく、整理や検索にかかる人的負担も増えていきます。
そこで選択肢となるのが、物流企業の保管ノウハウを活用したアーカイブサービスです。
オフィスに眠る大量の紙文書が経営課題になることも
紙文書の保管には、目に見えにくいコストが発生しています。
キャビネットや書庫が占有する床面積、ファイルを整理する作業時間、必要な書類を探す時間、保管場所を増やすための費用などです。
たとえば、使用頻度の低い過去資料がオフィスの一角を占有しているのであれば、そのスペースを執務スペースや打ち合わせスペースとして活用できる可能性があります。
重要なのは、
「捨てるか、残すか」だけではなく、「どこで、どのように管理するか」
という視点です。
日常的に使用する文書は社内へ残し、使用頻度の低い保存文書については外部保管を検討する。このように文書を整理することで、オフィス環境の改善につなげられます。
物流センターの保管ノウハウをアーカイブ事業へ
中一陸運株式会社は、群馬県伊勢崎市を拠点として、企業の商品や貨物を取り扱ってきた総合物流企業です。
物流センターでは、「預かったものを適切に管理する」「必要なものを正確に取り出す」「次の工程へ確実につなぐ」といった管理能力が求められます。
この考え方は、企業文書の管理にも通じます。
大量の文書を無秩序に預かるのではなく、整理された状態で保管し、必要に応じた対応につなげていく。
物流で培ってきた保管・管理・入出庫のノウハウを、企業の文書管理に応用できることが、物流企業が手掛けるアーカイブ事業の特徴です。
「紙を預ける」だけではない電子化サービス
企業の文書管理をさらに効率化する方法として注目されているのが、紙文書の電子化です。
紙でしか存在しない資料を電子データへ変換することで、保管スペースの削減だけでなく、社内での情報活用方法を変えられる可能性があります。
たとえば、必要な資料を探す際、倉庫やキャビネットからファイルを一冊ずつ確認するのではなく、電子化されたデータから必要な情報へアクセスできるようになれば、検索にかかる時間を短縮できます。
特に、過去の契約書、図面、報告書、帳票など、**「普段は使用しないものの、必要なときには確認したい文書」**は、保管と電子化を組み合わせるメリットを検討しやすい分野です。
全部を電子化する必要はありません
文書電子化というと、「会社にある紙をすべてスキャンしなければならない」と考えてしまうことがあります。
しかし、必ずしもすべての文書を一度に電子化する必要はありません。
文書の種類や利用頻度に応じて、
頻繁に使う文書 → 電子化して活用
使用頻度は低いが保存が必要な文書 → 原本を適切に保管
保存期間を終えた文書 → 社内規程等に従って適切に処理
といったように分類する考え方があります。
これなら、不要な電子化作業を減らしながら、本当に必要な情報からデジタル化を進めることができます。
アーカイブ事業と電子化サービスを別々に考えるのではなく、「企業文書をどう管理するか」という一つの課題として考えることがポイントです。
文書電子化はDXへの第一歩にも
紙文書を電子化するメリットは、スペース削減だけではありません。
情報がデジタル化されれば、社内での検索性や共有性を高めるための基盤になります。
「あの資料はどこにあるのか」
「担当者しか保管場所を知らない」
「過去の資料を確認するために書庫へ行かなければならない」
こうした業務が積み重なると、企業全体では大きな時間的ロスになります。
紙で蓄積された情報を整理し、必要なものから電子化していくことは、属人的な文書管理を見直し、業務効率化を進めるきっかけにもなります。
大切な企業文書だからこそ管理方法を確認する
企業文書には、契約内容や取引情報など、重要な情報が含まれる場合があります。
そのため、外部へ文書を預けたり電子化したりする場合には、単純な料金比較だけでサービスを選択することはおすすめできません。
保管方法、入出庫時の管理方法、電子化する文書の取り扱い、データの受け渡し方法など、実際の運用条件を事前に確認することが重要です。
また、文書の種類によっては法令上の保存要件などを確認する必要があります。
特に原本保存が必要か、電子保存が認められるかといった判断については、対象となる文書や適用される制度によって異なるため、自社の担当部門や税理士などの専門家へ確認したうえで電子化を進めることが大切です。
「保管・輸送・流通加工」の経験を文書管理にも
中一陸運株式会社の強みは、物流センターという「保管する場所」を持っていることだけではありません。
これまで物流事業で培ってきた、保管・輸送・流通加工をつなぐ一貫した考え方があります。
企業からお預かりしたものを適切に管理し、必要に応じて加工し、必要な場所へ動かす。
通常の物流では商品や貨物が対象となりますが、アーカイブ事業では企業の大切な文書や情報を対象として、この物流ノウハウを活用します。
長年培ってきた「モノを預かる物流」から、これからは**「企業の情報資産を支える物流」へ。**
物流センターの新しい活用方法として、中一陸運はアーカイブ事業と電子化サービスに取り組んでいます。
紙文書に占領されたオフィスを見直してみませんか？
「書類が多すぎて保管場所がない」
「書庫を整理したいが、捨ててよいのかわからない」
「過去資料を探す作業に時間がかかっている」
「紙文書の電子化を検討している」
「オフィス移転を機に大量の文書を整理したい」
こうした課題がある場合は、まず現在保有している文書を整理し、保管するもの・電子化するもの・処理を検討するものに分類するところから始めてみてはいかがでしょうか。
中一陸運株式会社は、「これからもずっと Only One Nakaichi」の考えのもと、群馬県伊勢崎市の物流センターと長年培った保管ノウハウを活かし、企業のさまざまな課題に対応してまいります。
商品を預かり、運ぶだけが物流ではありません。
企業の大切な記録を守り、必要な情報を未来へつなぐ。
アーカイブ事業と電子化サービスを通じて、企業の業務効率化とより快適なオフィス環境づくりをサポートしてまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
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大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。