企業では、契約書や図面、取引記録、社内資料など、さまざまな文書を日々取り扱っています。
これらの書類には、一定期間の保存が必要なものや、将来の業務で参照する可能性があるものも含まれます。
「重要書類の保管場所を整理したい」
「過去の資料を必要なときに探せるようにしたい」
「紙の原本を保管しながら電子化も進めたい」
このような課題を抱える企業にとって、選択肢の一つとなるのがアーカイブサービスです。
アーカイブサービスは、企業の文書や記録を保管・管理し、必要に応じて参照できる状態を維持するためのサービスです。
群馬県伊勢崎市に本社を置く中一陸運株式会社では、物流事業で培ってきた保管業務の経験を活かし、企業向けのアーカイブ事業を展開しています。
今回は、重要書類を長期保管する際に確認したい5つのポイントを解説します。
1. 書類の種類と保存期間を整理する
企業の文書管理では、すべての書類を同じ方法で保管するのではなく、書類の種類や用途に応じて管理方法を決めることが重要です。
例えば、契約書や会計関係の書類、設計図面などでは、必要な保存期間や利用頻度が異なります。
保管前に確認したい項目
書類の種類と内容
法令や社内規程に基づく保存期間
原本の保存が必要かどうか
閲覧する頻度
廃棄する際の承認方法
保存期間については、書類の種類や適用される法令によって異なるため、事前の確認が必要です。
また、電子化した場合でも、必ずしも紙の原本を廃棄できるとは限りません。
書類ごとの保存条件を整理したうえで、保管方法を決めることが重要です。
2. 原本を安全に保管できる環境を確認する
重要書類を長期保管する際には、保管場所の環境や管理体制を確認する必要があります。
紙の書類は、保管状態によって汚れや破損、経年劣化などが生じる場合があります。
また、企業の機密情報や個人情報を含む書類では、取り扱う人や閲覧できる範囲を適切に管理することが重要です。
外部保管で確認したいこと
保管場所の管理
書類の種類や数量に応じて、適切な保管方法が設定されているか確認します。
入出庫の記録
書類の預け入れや取り出しについて、管理方法を確認します。
アクセス管理
機密性の高い書類について、閲覧や取り扱いの権限がどのように管理されるかを確認します。
返却・廃棄の手続き
書類を取り出す場合や保存期間終了後の処理について、事前に確認しておきましょう。
中一陸運では、企業文書の保管を含むアーカイブサービスを展開しています。
具体的な保管条件や取り出し方法については、書類の内容や数量に応じた確認が必要です。
3. 紙文書の電子化と原本保管を組み合わせる
企業の文書管理では、紙の原本を保管しながら、電子データを業務で利用する方法もあります。
例えば、過去の契約書や設計図面を電子化しておけば、原本を取り出さずに内容を確認できる場面が増える可能性があります。
電子化で確認したいポイント
スキャンする書類のサイズ
一般的なA4書類だけでなく、大判図面などが含まれる場合には、対応できる機器を確認します。
原本を傷めない方法
製本された資料や傷みやすい書類では、裁断せずに読み取る方法が適している場合があります。
電子データの形式
PDFなど、社内で利用しやすい形式を選ぶことが重要です。
中一陸運の文書電子化サービス
中一陸運のアーカイブ事業では、**非破壊型のオーバーヘッドスキャナー「BookEye 4 V1A Professional」**を活用した電子化サービスを展開しています。
この機器は、A1サイズまでの原稿に対応しています。
また、OCRによる文字認識やPDF化など、紙文書を電子データとして活用するためのサービスも提供しています。
ただし、OCRの認識精度は原稿の状態や文字の種類によって異なります。
原本を保管する必要性と、電子データの利用目的を整理することが大切です。
4. 必要な書類を探しやすい管理方法を考える
書類を長期保管する際には、単に保存するだけでなく、必要なときに探せる状態にしておくことも重要です。
例えば、保管箱に書類をまとめて入れただけでは、後から目的の資料を探す際に時間がかかる場合があります。
そのため、保管前に管理番号や書類の分類方法を決めておくことが役立ちます。
文書管理で整理したい情報
文書名や書類の分類
作成日・保管開始日
管理番号
保存期間
保管場所
閲覧・取り出しの権限
電子化した書類についても、ファイル名やフォルダー構成を統一することで、検索しやすくなります。
OCRを利用する場合には、文字情報を検索に活用できることがありますが、認識結果の確認も必要です。
保管と検索のルールをあわせて整えることが、文書管理の効率化につながります。
5. 情報セキュリティと保管終了後の対応を確認する
企業の重要書類には、取引先情報や個人情報、社内の機密情報などが含まれる場合があります。
そのため、外部のアーカイブサービスを選ぶ際には、情報セキュリティへの取り組みも確認することが重要です。
ISMS認証を確認する
ISMSは、情報セキュリティマネジメントシステムの略称です。
組織が情報セキュリティに関するリスクを管理し、継続的な改善を行うための仕組みを指します。
中一陸運では、駒形物流センターの倉庫・アーカイブ事業を対象として、ISO/IEC 27001に基づくISMS認証を取得しています。
なお、この認証は対象範囲が定められており、中一陸運のすべての施設や事業が同一の認証範囲に含まれるという意味ではありません。
保存期間終了後の処理
長期保管する書類については、保存期間終了後の対応も重要です。
例えば、保管を継続するのか、原本を返却するのか、廃棄するのかを事前に決めておく必要があります。
中一陸運のアーカイブ事業では、保存期間終了後の書類処理についても相談できます。
実際の廃棄方法や承認手続きについては、契約内容や書類の性質に応じた確認が必要です。
まとめ｜重要書類は保管・電子化・検索を一体で考える
企業の重要書類を長期保管する際には、単に保管場所を確保するだけでなく、保存期間や情報セキュリティ、必要なときの取り出し方法まで考えることが大切です。
特に、次の5つのポイントを確認しましょう。
① 書類の種類と保存期間
② 原本の保管環境
③ 紙文書の電子化方法
④ 検索しやすい管理ルール
⑤ 情報セキュリティと保管終了後の対応
中一陸運株式会社では、2017年からアーカイブ事業を展開し、企業文書の保管や電子化などのサービスを提供しています。
「これからもずっと Only One Nakaichi」
群馬県・北関東エリアで企業文書の長期保管や電子化をご検討の企業様は、ぜひ中一陸運へご相談ください。
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