企業の利益率を左右する「業務効率化」
企業の利益率を高めるためには、
- 業務の効率化
- コスト削減
が欠かせません。
その中でも、見落とされがちなのが「書類管理」と「オフィス環境のデジタル化」です。
紙書類の管理は、スペース・時間・人件費の面で大きな負担となっています。
書類管理の課題とは
オフィスを圧迫する紙書類
企業内には、
- 契約書
- 経理書類
- 各種記録媒体
が蓄積され続けます。
これにより、
- 保管スペースの圧迫
- 検索時間の増加
- 管理コストの増大
といった課題が発生します。
アーカイブ事業と電子化による解決策
外部保管によるスペース最適化
中一陸運株式会社では、高度なセキュリティ環境のもとで文書保管サービスを提供しています。
これにより、
- オフィスの省スペース化
- 管理負担の軽減
が実現します。
電子化による業務効率化
書類をデータ化することで、
- 必要な情報を即時検索
- ペーパーレス化の推進
- 業務スピードの向上
が可能になります。
機密文書の安全な廃棄まで対応
情報漏洩リスクの低減
保管期限を迎えた書類は、
- 安全な溶解処理
- 法令遵守
- 機密保持
のもとで適切に処理されます。
一元管理による業務削減
保管から廃棄までを一括で任せることで、
- 管理業務の削減
- 手続きの簡略化
- コア業務への集中
が可能になります。
総合物流サービスによる付加価値
保管・輸送・流通加工の一貫体制
中一陸運株式会社では、
- 保管
- 輸送
- 流通加工
を一体で提供しています。
これにより、物流と情報管理を融合したサービスが実現します。
最新技術による物流の最適化
システム化による精度向上
- 在庫管理のデジタル化
- 作業の効率化
- ミスの削減
を通じて、より正確な物流サービスを提供しています。
外的要因への対応と安全管理
物流業務は以下の影響を受けます。
- 天候・自然災害
- 交通規制
- 繁忙期
- 港湾混雑・通関
これらにより計画変更が必要となる場合があります。
安心して任せられる体制
- 標準運送約款の遵守
- 標準的運賃の考え方の尊重
- 個人情報の適切な管理
安全とコンプライアンスを最優先に運営しています。
働きやすい環境がサービス品質を高める
働き方改革の推進
中一陸運株式会社では、
- 労働環境の改善
- 最新システムの導入
を進め、従業員が安心して働ける環境を整えています。
人材とサービス品質の関係
働きやすい環境は、
- サービス品質の安定
- 作業精度の向上
につながります。
まとめ｜文書管理の最適化が企業成長を加速させる
文書管理の見直しは、
- コスト削減
- 業務効率化
- 利益率向上
に直結する重要な施策です。
中一陸運株式会社は、
- アーカイブ事業
- 電子化サービス
- 総合物流
を組み合わせることで、企業の課題解決を支援しています。
物流の効率化や文書管理の見直しをご検討の企業様、また物流業界で活躍したい求職者の方は、ぜひご相談ください。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。