企業の日常業務で積み重なる書類や帳票類。保管スペースの圧迫、必要な書類を探す手間、適切な廃棄方法——これらの悩みは、多くの企業に共通する課題です。
群馬県伊勢崎市を拠点に創業60年以上の実績を持つ中一陸運株式会社は、運輸・倉庫事業で培ったノウハウを活かし、文書の保管・電子化・廃棄までを一貫してサポートするアーカイブ事業を展開しています。
アーカイブ事業とは？文書ライフサイクルをワンストップで管理
アーカイブ事業とは、企業の重要書類を「発生・保管・活用・廃棄」というライフサイクル全体にわたって管理する総合サービスです。
中一陸運では、同一敷地内で文書保管・電子化・運搬を一括提供できる体制を整えており、複数の外部業者に分散していた文書管理業務をまとめて委託いただけます。書類の移動リスクを最小限に抑えながら、安心・安全・便利な運用が実現します。
ISMS認証取得の専用施設で、機密文書を厳重管理
セキュリティの証明：ISMS認証（2020年10月取得）
お客様からお預かりする書類には、個人情報・契約書・財務帳票など、高度な機密性を要するものが含まれます。当社のアーカイブ施設は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格認証を2020年10月に取得しており、施設・設備・オペレーション体制の三位一体でセキュリティ管理を実現しています。
保管サービスの主な特長：
- 専用の保管施設で適切な温湿度管理のもと文書を保存
- 厳格なアクセス管理・入退室記録による不正アクセス防止
- 60年以上の物流管理ノウハウに基づく取り扱い体制
オフィスの書類棚や倉庫を占有していた紙文書を当社施設へ移管することで、作業スペースの有効活用と業務環境の改善に直接つながります。
紙の書類をデジタル資産に変える電子化サービス
保管だけでなく、紙文書をデジタルデータへ変換する電子化サービスも一貫して提供しています。
主な電子化メニュー
| サービス | 内容 |
|---|---|
| スキャニング・PDF化 | 文書を高品質にスキャンし、統一した命名規則でPDFリスト化 |
| OCR処理 | 専用ソフトで文字認識・校正済みデータとしてExcel等に抽出 |
| データ入力代行 | 資料・帳票の項目別データを手入力でデータベース化 |
| 大型図面の電子化 | A1サイズ中心の建設・設計図面にも対応 |
電子化された文書は、パソコンやタブレットからキーワード検索で即座に呼び出せます。書類を探す時間の削減、リモートワークへの対応、ペーパーレス化の推進など、働き方改革を支える実質的な効果をもたらします。
保管期限を迎えた文書は、機密溶解処理で安全に廃棄
不要になった文書を「どう廃棄するか」は、情報漏えいリスクの観点から非常に重要な問題です。
当社では、保管期限を迎えた文書について、機密性を保持したまま溶解処理による廃棄サービスを一貫して承っています。シュレッダーによる裁断と異なり、溶解処理は書類を完全に原形をとどめない状態にするため、より高いセキュリティ水準で処理が完了します。
文書の発生 → 保管 → 電子化 → 廃棄という一連のプロセスを、すべて中一陸運に任せることで、管理コストと担当者の運用負担を大幅に軽減できます。
物流の枠を超えた「Only One Nakaichi」のサービス
中一陸運株式会社は、従業員14名・トラック8台でスタートした創業当時から着実に成長を続け、現在では運輸・倉庫・アーカイブの3事業を擁する物流総合企業へと発展しました。
アーカイブ事業はその象徴です。運送・倉庫で磨いた「モノを安全に管理する力」を情報資産の分野に応用し、お客様のビジネス環境の最適化に貢献しています。
伝統と実績を礎にしながら、常に最新技術・システムを積極導入する姿勢——それが「Only One Nakaichi」というモットーに込められた意味です。
まとめ：文書管理の課題は、中一陸運のアーカイブ事業へ
- ✅ ISMS認証取得の専用施設で機密文書を安全保管
- ✅ スキャニング・OCR・入力代行など多様な電子化サービス
- ✅ 保管 → 電子化 → 溶解廃棄まで一貫したワンストップ対応
- ✅ 同一敷地内で完結するため、書類移送リスクを最小化
- ✅ 創業60年以上の物流企業としての管理体制と信頼性
文書管理・電子化・機密廃棄に関するご相談は、中一陸運株式会社までお気軽にお問い合わせください。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。