企業活動において、書類や情報資産の管理は欠かせない業務です。
しかし近年では、
- オフィスの保管スペース不足
- 書類検索の手間
- ペーパーレス化対応
- テレワーク環境整備
など、多くの企業が情報管理に関する課題を抱えています。
群馬県伊勢崎市を拠点とする中一陸運株式会社では、長年培ってきた物流・保管ノウハウを活かし、保管・輸送・流通加工に加え、アーカイブ事業や電子化サービスにも取り組んでいます。
今回は、物流センターを活用した文書保管・電子化サービスについてご紹介いたします。
企業が抱える「書類管理」の課題とは
オフィスを圧迫する紙文書
近年、多くの企業でペーパーレス化が進んでいます。
しかし実際には、
- 契約書
- 図面
- 経理書類
- 保存義務のある帳票類
など、紙での保管が必要な文書も数多く存在しています。
これらの書類はオフィススペースを圧迫し、管理負担増加の原因となっています。
情報検索や共有にも時間がかかる
紙文書管理では、
- 必要書類を探す時間
- 部門間共有の手間
- 保管場所管理
など、日常業務に大きな負担が発生します。
特に多拠点運営やテレワーク環境では、情報共有の効率化が重要な課題となっています。
中一陸運株式会社が提供するアーカイブ事業
物流ノウハウを活かした文書保管サービス
中一陸運株式会社は、群馬県伊勢崎市を拠点に60年以上にわたり地域物流を支えてきた総合物流企業です。
長年の倉庫保管ノウハウを活かし、お客様の重要文書や記録媒体を適切な環境で安全に保管しています。
必要な時に迅速対応できる体制
単なる保管だけでなく、
- 文書検索
- 出庫対応
- スキャン対応
など、お客様の業務に合わせた柔軟な対応を行っています。
必要な書類を迅速に取り出せることで、業務効率向上につながっています。
電子化サービスによる業務効率改善
紙文書をデータ化するメリット
中一陸運株式会社では、保管文書の電子化サービスにも対応しています。
書類をスキャンしデータ化することで、
- 検索性向上
- 情報共有効率化
- テレワーク対応
- ペーパーレス化推進
を実現できます。
オフィススペース削減にも貢献
紙文書を外部保管・電子化することで、社内スペースを有効活用できます。
保管コスト削減だけでなく、オフィス環境改善にもつながるため、多くの企業で導入が進んでいます。
保管・輸送・流通加工を一貫対応できる強み
物流サービスとの連携が可能
中一陸運株式会社の強みは、
- 保管
- 輸送
- 流通加工
を一括対応できる点にあります。
文書管理だけではなく、物流全体をワンストップで支援できるため、お客様の業務負担軽減につながっています。
迅速な原本配送にも対応
原本確認が必要な場合には、自社輸送ネットワークを活用し、必要書類を迅速に配送できる体制を整えています。
なお、輸送業務については、
- 天候不良
- 災害
- 交通規制
- 繁忙期
などの影響により、スケジュール変更が発生する場合があります。
その際も、安全第一を徹底しながら柔軟に対応しています。
働きやすい環境づくりと物流品質向上
物流業務は「運ぶ」だけではない
近年の物流業界では、単なる輸送業務だけでなく、情報管理やデータ運用の重要性も高まっています。
中一陸運株式会社では、物流と情報管理を組み合わせた新しいサービス展開を進めています。
働き方改革への取り組み
同社では、
- 業務効率改善
- 安全管理
- 労務環境整備
に積極的に取り組んでいます。
従業員が安心して長く働ける環境づくりが、高品質なサービス提供につながっています。
まとめ｜物流センター活用が企業の情報管理を変える
企業の情報管理では、
- 保管スペース不足
- 文書管理負担
- 情報共有効率化
への対応が重要になっています。
群馬県伊勢崎市の中一陸運株式会社では、長年培ってきた物流ノウハウを活かし、アーカイブ事業と電子化サービスを展開しています。
「保管・輸送・流通加工」を一貫対応できる総合物流企業として、これからも企業の業務効率化と地域社会の発展に貢献してまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。