ペーパーレス化が進む現代においても、企業には法律で保存が義務付けられている契約書類や、長期保管が必要な重要文書が数多く存在しています。
しかし、
- オフィス内の保管スペース不足
- 書類検索にかかる時間
- 情報管理の煩雑化
など、紙文書の管理に課題を抱える企業も少なくありません。
群馬県伊勢崎市を拠点とする中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工を一貫して提供する総合物流企業として、文書保管と電子化を組み合わせたアーカイブ事業を展開しています。
今回は、物流会社が提供するアーカイブサービスの特徴と、そのメリットについてご紹介いたします。
企業の文書管理は今も重要な課題
ペーパーレス時代でも紙文書はなくならない
近年、多くの企業でデジタル化が進んでいます。
しかし実際には、
- 契約書
- 経理書類
- 人事関連資料
- 法定保存文書
など、紙での保管が必要な書類は依然として多く存在しています。
そのため、文書管理は現在でも重要な経営課題の一つとなっています。
オフィススペース圧迫の原因にも
紙文書の増加によって、
- キャビネット増設
- 保管スペース不足
- 管理コスト増加
といった問題が発生するケースも少なくありません。
さらに、必要書類を探す時間や、管理業務の負担増加も企業にとって大きな課題となっています。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業とは
機密文書を安全に保管
中一陸運株式会社では、専用保管施設を活用したアーカイブ事業を展開しています。
お客様の重要文書を、
- 適切な管理体制
- セキュリティ環境
- 厳格な運用ルール
のもとで安全に保管しています。
物流企業として長年培った保管ノウハウを活かし、安心できる文書管理体制を構築しています。
電子化サービスにも対応
単なる保管だけではなく、必要に応じて文書をスキャニングし、PDFなどのデータ形式で提供する電子化サービスにも対応しています。
これにより、
- 書類検索効率向上
- 情報共有スピード向上
- テレワーク対応強化
など、業務効率化にもつながります。
保管から処分まで一貫対応できる強み
文書ライフサイクル全体をサポート
中一陸運株式会社では、
- 文書保管
- 電子化
- 文書輸送
- 機密抹消処理
までを一括対応しています。
複数業者へ依頼する必要がないため、情報共有の手間や管理負担を軽減できます。
機密抹消サービスにも対応
法定保存期間が終了した文書については、適切な溶解処理による機密抹消サービスも提供しています。
情報漏洩リスク低減を重視し、安全な文書処理体制を整えています。
物流会社だから実現できる一貫サービス
保管・輸送・流通加工を一括管理
中一陸運株式会社の強みは、アーカイブ事業だけではありません。
同社では、
- 保管
- 輸送
- 流通加工
を一貫提供する総合物流サービスを展開しています。
物流工程を一元管理することで、お客様の業務効率化をサポートしています。
柔軟な対応力も物流企業の強み
実際のサービス提供においては、
- 天候不良
- 自然災害
- 交通規制
- 繁忙期
などの影響により、スケジュールが変動する場合があります。
また、
- 大量文書
- 特殊サイズ文書
- 重量超過
などについては、個別対応が必要となるケースもあります。
そのため、中一陸運株式会社では、事前確認と丁寧な打ち合わせを重視し、柔軟な対応を行っています。
働きやすい環境づくりにも注力
物流業界の働き方改革を推進
中一陸運株式会社では、物流業界における働き方改革にも積極的に取り組んでいます。
業務効率化や管理体制整備を進めることで、従業員が安心して働ける環境づくりを推進しています。
新しい物流サービスを支える人材育成
現在の物流業界では、「運ぶ」だけではなく、
- 情報管理
- 文書管理
- データ運用
など、多様な業務対応力が求められています。
そのため、中一陸運株式会社では、新しい物流サービスを支える人材育成にも力を入れています。
まとめ｜アーカイブ事業は物流会社の新たな価値へ
企業の文書管理には、
- 保管スペース確保
- 情報検索効率化
- セキュリティ対策
- 適切な処分対応
など、多くの課題があります。
群馬県伊勢崎市の中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工を一貫提供する総合物流体制を活かし、アーカイブ事業と電子化サービスを展開しています。
これからも「Only One Nakaichi」の理念のもと、お客様の業務効率化と安心できる物流サービス提供を支え続けてまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。