企業活動において、契約書や図面、各種帳票などの重要書類は欠かせない資産です。しかし、保管する文書が増えるほど、保管スペースの確保や検索作業、管理コストの増加といった課題も大きくなります。
群馬県伊勢崎市に拠点を構える中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工を一貫して提供する総合物流企業として培ったノウハウを活かし、文書管理の課題を解決するデジタルアーカイブ事業を展開しています。
今回は、企業の業務効率化と情報資産管理を支えるデジタルアーカイブサービスについてご紹介いたします。
デジタルアーカイブ事業とは
紙資料をデジタル化して活用するサービス
近年、多くの企業でペーパーレス化が進んでいます。
しかし、
- 契約書
- 図面
- 申請書類
- 会議資料
- 過去の記録文書
など、長期間保存が必要な書類は依然として多く存在します。
デジタルアーカイブ事業では、これらの紙資料を電子データ化し、必要な情報を迅速に検索・閲覧できる環境を整えます。
情報資産の有効活用を実現
紙のまま保管していた資料をデータ化することで、
- 検索時間の短縮
- 情報共有の迅速化
- 保管スペースの削減
- 災害対策
など、多くのメリットが生まれます。
中一陸運株式会社のデジタルアーカイブサービス
多様な媒体の電子化に対応
中一陸運株式会社では、さまざまな資料の電子化に対応しています。
例えば、
- 一般書類
- 大型図面
- マイクロフィルム
- 各種記録資料
など、お客様の保有する重要な情報資産を高品質なデータへ変換します。
業務内容や保管形態に応じて、柔軟な対応が可能です。
必要な情報へ素早くアクセス
データ化することで、必要な資料を探すために書庫や倉庫を探し回る必要がありません。
必要な情報へ迅速にアクセスできる環境を整えることで、業務効率の向上をサポートします。
電子化後の原本保管もワンストップ対応
安全な保管環境を提供
電子化した後も、原本を保管する必要があるケースは少なくありません。
中一陸運株式会社では、物流企業として培った保管ノウハウを活かし、大切な文書を適切な環境でお預かりしています。
情報資産の管理体制を整えながら、安全な保管サービスをご提供しています。
保管と管理の負担を軽減
社内で大量の文書を保管する場合、
- 保管スペースの確保
- 管理コストの増加
- 文書検索の手間
といった課題が発生します。
外部保管を活用することで、オフィススペースの有効活用と管理負担の軽減につながります。
保管・輸送・流通加工を支える総合物流企業
ワンストップで対応できる強み
中一陸運株式会社は、アーカイブ事業だけではなく、
- 倉庫保管
- 輸送
- 流通加工
を一貫して提供しています。
物流業務と文書管理を組み合わせた総合的なサービスにより、お客様の業務効率化をサポートしています。
地域に根差した物流サービス
創業以来60年以上にわたり、地域物流を支えてきた経験と実績があります。
お客様ごとの課題に寄り添いながら、最適な物流・保管ソリューションをご提案しています。
Only One Nakaichiが目指す未来
情報資産管理の課題解決を支援
企業が抱える文書管理の課題は、今後さらに多様化していくことが予想されます。
中一陸運株式会社では、デジタルアーカイブ事業を通じて、
- ペーパーレス化の推進
- 業務効率化
- 情報資産の保護
を支援しています。
物流と情報管理を融合したサービスへ
「これからもずっとOnly One Nakaichi」の理念のもと、物流サービスだけでなく、情報管理分野においてもお客様のビジネスを支える存在であり続けます。
なお、原本の配送や出庫につきましては、天候・自然災害・交通規制・繁忙期などの影響により通常よりお時間をいただく場合がございます。また、一部地域や特殊条件によって対応内容が異なる場合があります。
これからも中一陸運株式会社は、保管・輸送・流通加工とデジタルアーカイブサービスを通じて、お客様の業務効率化と事業発展に貢献してまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。