契約書や図面、伝票、帳票類など、企業活動では大量の書類が日々発生しています。
「必要な書類が見つからない」
「保管スペースが不足している」
「過去の資料を探すだけで時間がかかる」
このような課題を抱える企業も少なくありません。
群馬県伊勢崎市に拠点を構える中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工に加え、文書保管と電子化サービスを組み合わせたアーカイブ事業を展開しています。
今回は、書類管理の効率化を実現する電子化サービスとアーカイブ事業のメリットについてご紹介します。
企業が抱える文書管理の課題
保管スペースの不足
企業では法定保存文書や契約書類などを長期間保管する必要があります。
その結果、
- キャビネットが増える
- 倉庫スペースを圧迫する
- オフィスが狭くなる
といった問題が発生します。
特に長年事業を続けている企業ほど、保管書類の量は増加する傾向にあります。
必要な書類を探す時間がかかる
紙文書管理では、
- 書類の所在確認
- 検索作業
- 出し入れ管理
に多くの時間を要します。
探し物に費やす時間は、業務効率を大きく低下させる要因になります。
電子化サービスで実現できること
書類をデータ化して検索性を向上
中一陸運株式会社では、お預かりした書類をスキャンし、電子データ化するサービスを提供しています。
PDFなどのデジタルデータへ変換することで、
- キーワード検索
- データ共有
- バックアップ管理
が容易になります。
必要な情報へ迅速にアクセスできるため、業務効率の向上が期待できます。
テレワークや多拠点運営にも対応
電子化されたデータは、
- 本社
- 支店
- 営業所
- 在宅勤務先
などから共有できます。
紙文書の移動や郵送が不要になり、スピーディーな情報活用が可能になります。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業
セキュリティに配慮した文書保管
電子化後も原本保管が必要なケースは少なくありません。
中一陸運株式会社では、お客様の重要書類を適切な環境で保管しています。
契約書や帳票類などの重要文書を安全に管理し、必要な時に取り出せる体制を整えています。
保管から配送までワンストップ対応
アーカイブ事業の強みは、保管だけで終わらないことです。
必要な際には、
- 文書出庫
- 原本配送
- 書類回収
まで対応できます。
保管・輸送を行う物流会社ならではの強みを活かし、文書管理業務全体をサポートしています。
保管・輸送・流通加工との連携
総合物流企業ならではの一貫対応
中一陸運株式会社は、
- 倉庫保管
- 輸送
- 流通加工
- アーカイブ事業
を一括で提供しています。
複数の業者へ依頼する必要がなく、管理窓口を一本化できるため、業務負担の軽減にもつながります。
物流と情報管理の両面をサポート
モノの保管だけでなく、情報資産の管理まで支援できることが大きな特長です。
企業活動に必要な物流と文書管理をトータルでサポートしています。
書類管理の効率化なら中一陸運株式会社へ
企業にとって、書類を探す時間は本来不要なコストです。
電子化サービスとアーカイブ事業を活用することで、
- ペーパーレス化
- 業務効率化
- 保管スペース削減
- 情報共有の迅速化
を実現できます。
中一陸運株式会社は、「これからもずっとOnly One Nakaichi」の理念のもと、保管・輸送・流通加工に加え、文書保管や電子化サービスを通じてお客様の業務改善を支援しています。
文書管理やアーカイブ活用をご検討中の企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。