企業活動では、契約書や図面、帳票など、多くの重要書類を適切に管理することが求められます。しかし、紙文書が増え続けることで保管スペースを圧迫し、必要な書類を探すまでに時間がかかるなど、業務効率の低下につながるケースも少なくありません。
こうした課題を解決する方法として注目されているのが、書類の電子化サービスとアーカイブ事業です。紙文書を適切に保管しながら電子データとして活用することで、業務効率の向上と情報管理の最適化が期待できます。
群馬県伊勢崎市に拠点を置く中一陸運株式会社は、創業60年以上にわたり地域物流を支えてきた総合物流企業です。保管・輸送・流通加工を一貫して提供する物流サービスに加え、書類の保管や電子化に対応するアーカイブ事業も展開しています。
アーカイブ事業とは
紙文書を安全に保管するサービス
契約書や設計図、各種帳票など、法令や業務上の理由から保管が必要な文書は数多く存在します。
中一陸運株式会社では、お客様からお預かりした重要書類を適切な環境で保管し、文書管理業務をサポートしています。
電子化サービスにも対応
保管している書類は、ご要望に応じてスキャニングを行い、電子データとして活用できるよう対応しています。
紙とデジタルを組み合わせた管理により、必要な情報を探しやすくなり、日常業務の効率化につながります。
電子化サービスを利用するメリット
オフィスの省スペース化
紙文書を倉庫で保管することで、オフィス内の保管スペースを有効活用できます。
書類保管庫やキャビネットの削減にもつながり、執務スペースを広く使えるようになります。
文書管理の効率化
電子データ化することで、必要な書類を探す時間を短縮でき、情報共有も行いやすくなります。
業務効率の向上や文書管理の負担軽減にも役立ちます。
中一陸運のワンストップサービス
保管から電子化まで一括対応
中一陸運株式会社では、
- 文書の回収
- 保管
- 電子化
- 原本管理
までを一貫して対応しています。
物流会社として長年培った保管ノウハウを活かし、お客様の大切な文書を適切に管理しています。
物流サービスとの連携
中一陸運株式会社の強みは、文書管理だけではありません。
保管・輸送・流通加工を一貫して提供しているため、物流業務全体をワンストップでサポートできる体制を整えています。
信頼される物流パートナーを目指して
安全と品質を大切にしたサービス
中一陸運株式会社では、関係法令を遵守し、適切な管理体制のもとでサービスを提供しています。
文書の回収や配送では、天候や自然災害、交通規制、繁忙期などの影響により、日程が変更となる場合がありますが、安全を最優先に対応しています。
Only One Nakaichiとして
創業60年以上の経験を活かし、保管・輸送・流通加工に加え、アーカイブ事業を通じてお客様の業務効率化をサポートしています。
これからも「Only One Nakaichi」の理念のもと、物流と情報管理の両面から価値あるサービスを提供し続けます。
物流業界で新たなキャリアを築きたい方にとっても、地域社会を支える総合物流企業として、やりがいを感じられる職場環境づくりに取り組んでいます。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。
個人事業主様も、「データ化ってどういうの？」と不明点の多い方も、お気軽にお問合せください。