企業活動では、契約書、設計図面、台帳、伝票、人事関連書類など、さまざまな文書が日々発生します。
これらの文書には、法律や社内規程によって一定期間の保存が必要なものや、将来の業務で再利用する可能性がある重要な情報が含まれています。
一方で、大量の紙文書を自社オフィスで管理し続けると、保管スペースの不足、検索時間の増加、紛失、災害、情報漏洩など、さまざまな課題が生じます。
こうした企業の文書管理を支えるのが、文書保管と電子化を組み合わせたアーカイブ事業です。
群馬県伊勢崎市に本社を構える中一陸運株式会社は、1963年の創業以来、60年以上にわたり地域物流を支えてきた総合物流企業です。倉庫での保管、運輸・配送、電子化ビジネスを組み合わせ、企業の多様なニーズへ対応しています。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業では、文書の集荷、非破壊スキャニング、PDF化、原本保管までをワンストップで相談できます。
本記事では、アーカイブ事業の役割、文書電子化のメリット、中一陸運株式会社が提供するサービスの特徴について詳しく解説します。
アーカイブ事業とは
企業の重要文書を整理・保管するサービス
アーカイブ事業とは、企業や団体が所有する文書、図面、書籍、写真などを整理し、必要な期間にわたって適切に保管するサービスです。
対象となる文書には、次のようなものがあります。
・契約書
・請求書
・納品書
・会計帳票
・人事関連書類
・設計図面
・施工図
・技術資料
・議事録
・研究資料
・社史資料
・写真や記録媒体
文書を外部の専門施設へ預けることで、オフィス内の書庫やキャビネットを減らし、業務スペースを有効活用しやすくなります。
また、保管場所や文書箱の管理方法を整理することで、必要な書類を探す時間の短縮にもつながります。
単なる倉庫保管との違い
一般的な倉庫保管では、段ボール箱や荷物を一定期間保管することが中心です。
一方、アーカイブ事業では、文書の検索性や保存期間、機密性を考慮した管理が求められます。
例えば、次のような対応です。
・文書箱ごとの管理
・保管期限の整理
・必要文書の取り出し
・文書の電子化
・原本と電子データの併用管理
・保存期間終了後の対応
・アクセス権限を考慮した情報管理
企業の情報資産を安全に保管し、必要な時に活用できる状態へ整えることが、アーカイブ事業の重要な役割です。
紙文書を自社で保管し続ける課題
オフィススペースを圧迫する
紙文書は、毎年少しずつ増加します。
契約書や帳票を保存箱へ入れて保管していると、当初は小さな書庫で収まっていても、数年後には会議室や倉庫の一部まで書類で埋まることがあります。
書類保管に使用しているスペースにも、賃料、空調、照明、管理などのコストが発生します。
外部の文書保管サービスを利用すれば、オフィス内のスペースを次のような用途へ転換できます。
・執務スペース
・会議室
・商品保管場所
・作業スペース
・休憩スペース
・新しい設備の設置場所
文書管理の見直しは、単なる整理整頓ではなく、企業の空間コストを見直す取り組みでもあります。
必要な書類を探す時間が増える
紙文書が大量にある場合、必要な資料を見つけるまでに時間がかかります。
保管ルールが担当者ごとに異なっていると、書類の所在を特定の従業員しか把握していない状態になることもあります。
このような属人化が進むと、担当者の不在時や退職後に文書を探せなくなる可能性があります。
文書を整理し、保管場所やファイル名、保存期間などのルールを統一することで、必要な情報へアクセスしやすくなります。
災害や紛失のリスクがある
紙文書は、火災、水害、地震、経年劣化などの影響を受けます。
一つしか存在しない原本が失われた場合、復元できないこともあります。
特に、設計図面、歴史資料、契約書、研究記録などは、企業にとって代替できない情報資産です。
重要文書を電子化し、原本とは別にデータを保管することは、災害時の事業継続を考えるうえでも有効です。
電子化サービスを利用するメリット
文書を検索しやすくなる
紙文書をスキャンしてPDF化すると、パソコンなどから文書を確認しやすくなります。
さらに、ファイル名やフォルダ構成を統一し、文書情報を一覧化することで、目的の資料を探す時間を短縮できます。
OCR処理を行えば、画像として読み取った文字をテキストデータとして認識させ、内容を検索しやすくすることも可能です。
中一陸運株式会社では、OCR専用ソフトを用いたデータ抽出や、文字校正を行ったデータの作成、PDF名の統一とリスト化などにも対応しています。
複数の担当者で共有しやすい
紙文書は原則として一人ずつしか閲覧できません。
電子化されたデータであれば、社内ルールやアクセス権限の範囲内で、複数の担当者が必要な情報を確認しやすくなります。
特に、複数拠点で業務を行っている企業や、テレワークを導入している企業では、電子データによる情報共有が役立ちます。
中一陸運株式会社の公式サイトでは、電子化したデータをテレワークにも活用できる形式で納品するサービスが案内されています。
原本を保管したまま活用できる
すべての紙文書を廃棄できるとは限りません。
契約書や図面、歴史資料など、原本の保存が必要な文書もあります。
その場合は、日常的な閲覧には電子データを使用し、原本は専門施設で保管する運用が考えられます。
電子化と原本保管を組み合わせることで、情報の利用しやすさと、原本保存の両方を実現できます。
中一陸運の非破壊スキャニング
書類を裁断せずに電子化
一般的な高速スキャナーでは、書類の背表紙を裁断し、一枚ずつに分解して読み取る方法があります。
しかし、契約書、製本資料、古い書籍、歴史的資料などは、裁断できない場合があります。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業では、書類を裁断せず、一ページずつ読み取る非破壊スキャニングに対応しています。
原本の形を残したまま電子化できるため、貴重な資料や製本された書類にも利用できます。
Bookeye® 4 V1Aを導入
中一陸運株式会社では、ドイツ製のブックスキャナー「Bookeye® 4 V1A」を導入しています。
オーバーヘッド方式で上部から文書を読み取るため、本や製本資料を大きく開いたり、裁断したりせずにスキャンできます。
小さな書籍から大判図面まで対応できることが特徴です。
最大A1サイズまで対応
アーカイブ事業では、一般的なA4書類だけでなく、最大A1サイズまでのスキャニングに対応しています。
A1サイズは841ミリ×594ミリで、設計図面、施工図、地図、ポスターなどの電子化に適しています。
製造業、建設業、設計会社、不動産会社、自治体などでは、大判図面を長期間保管しているケースがあります。
大判資料を電子化することで、原本を広げることなく、パソコン上で内容を確認しやすくなります。
ISMS認証環境での文書電子化
機密文書には情報セキュリティが必要
企業文書には、個人情報、取引先情報、設計情報、人事情報など、外部へ漏れてはならない情報が含まれることがあります。
そのため、電子化サービスを選ぶ際には、スキャン品質だけでなく、情報管理体制も確認しなければなりません。
主な確認項目は次のとおりです。
・作業場所への入退室管理
・文書の受け渡し方法
・電子データの管理方法
・作業担当者の権限
・原本とデータの保管方法
・納品後のデータ処理
・事故発生時の対応
2020年10月にISMS認証を取得
中一陸運株式会社では、情報セキュリティに関するISMS認証を2020年10月に取得しています。
公式サイトでは、個人情報を含む機密性の高い文書についても、ISMS認証環境で電子化できることが案内されています。
ISMSは、情報セキュリティを継続的に管理・改善するための仕組みです。
ただし、認証を取得していることだけで、すべての事故が完全に防止されるわけではありません。
実際に依頼する際には、対象文書の種類、機密性、納品方法、保管期間などを事前に相談することが重要です。
文書の集荷から保管までワンストップ
チャーター便による文書運搬
機密文書を外部へ持ち出す際には、運搬中の管理も重要です。
中一陸運株式会社では、スキャン対象書類の引き取りや返却について、同社手配のチャーター便による訪問対応を案内しています。
対応地域として東京、群馬、栃木、埼玉などが示されており、宅配便や路線便も利用可能ですが、セキュリティ面を考慮してチャーター便での運搬を行う方針が紹介されています。
チャーター便では、原則として一つの依頼に車両を使用するため、ほかの貨物との混載や積み替えを抑えやすくなります。
ただし、文書量、集荷地域、納期などによって対応条件は異なるため、事前確認が必要です。
電子化後の原本も継続保管
電子化が完了した後も、原本を廃棄せずに保管したい企業は少なくありません。
中一陸運株式会社では、スキャン後の図面や書類を文書箱へ格納し、ISMS認証を取得した大型クリーン倉庫で継続的に保管するサービスを案内しています。
電子化と原本保管を別々の会社へ依頼する必要がなく、文書の運搬、スキャン、データ納品、原本保管までまとめて相談できることが特徴です。
複数業者を介する工程を減らせる
文書の集荷、電子化、保管を別々の事業者へ委託すると、工程ごとに原本を移動させなければなりません。
そのたびに、引き渡し記録、日程調整、担当者への連絡などが必要になります。
一つの事業者へまとめて依頼することで、次のような効果が期待できます。
・問い合わせ窓口を一本化できる
・原本の移動回数を減らしやすい
・文書情報を引き継ぎやすい
・電子化と保管のスケジュールを調整しやすい
・管理担当者の業務負担を軽減できる
ワンストップ対応は、利便性だけでなく、原本を取り扱う工程を整理するうえでも有効です。
文書電子化を進める前の準備
対象文書を分類する
すべての文書を一度に電子化すると、費用や作業量が大きくなる場合があります。
まずは、文書の種類や利用頻度を整理しましょう。
例えば、次のように分類できます。
・頻繁に閲覧する文書
・保存義務がある文書
・原本保管が必要な文書
・電子データだけで運用できる文書
・保存期限が終了している文書
・廃棄判断が必要な文書
・機密性の高い文書
分類することで、電子化する範囲と、原本の保管方針を決めやすくなります。
ファイル名と検索ルールを決める
文書をスキャンしただけでは、必要なデータを探しやすい状態にはなりません。
電子化前に、ファイル名やフォルダ構成、検索項目を決めておくことが重要です。
代表的な管理項目には、次のようなものがあります。
・文書名
・契約先名
・作成日
・年度
・部署名
・案件番号
・保存期限
・機密区分
命名規則を統一することで、担当者が変わっても同じ方法で文書を検索しやすくなります。
解像度や納品形式を確認する
電子化したデータの用途によって、必要な画質やファイル形式は異なります。
文字を確認するだけなのか、細かな図面を拡大して使用するのかによっても条件が変わります。
事前に確認したい内容は次のとおりです。
・PDFまたは画像形式
・カラーまたはモノクロ
・必要な解像度
・OCR処理の有無
・ファイル名の付け方
・フォルダ構成
・データの納品方法
・原本返却または継続保管
目的を明確にしたうえで仕様を決めることで、使いやすい電子データを作成できます。
アーカイブ事業がBCP対策につながる理由
原本と電子データを分けて管理
災害時の事業継続を考える場合、重要情報を一つの場所だけで保管することにはリスクがあります。
原本を専門倉庫で保管し、電子データを社内規程に基づいて別環境で管理すれば、どちらか一方が利用できない場合にも情報を確認できる可能性が高まります。
ただし、電子化するだけでBCP対策が完了するわけではありません。
バックアップ方法、アクセス権限、復旧手順なども含めて検討する必要があります。
過去資料を事業へ活用できる
アーカイブ事業の目的は、文書を守ることだけではありません。
過去の図面、技術資料、契約情報、顧客対応記録などを検索しやすくすることで、現在の業務にも活用できます。
例えば、次のような利用方法があります。
・過去案件の設計内容を確認する
・以前の契約条件を調べる
・類似トラブルの対応履歴を確認する
・社史や広報資料へ活用する
・技術やノウハウを次世代へ継承する
企業の過去の記録は、将来の判断を支える重要な経営資源です。
外部委託する際に確認したいポイント
アーカイブ事業者や電子化サービスを選ぶ際は、料金だけでなく、次の内容を確認しましょう。
電子化サービス
・対応可能な用紙サイズ
・裁断の有無
・大判図面への対応
・OCR処理への対応
・カラー読み取りの可否
・ファイル名やリスト作成への対応
・納品形式
・画質の確認方法
セキュリティ
・情報セキュリティ認証の有無
・作業場所の管理
・原本の運搬方法
・電子データの受け渡し方法
・担当者の権限管理
・事故発生時の対応
原本保管
・保管場所
・保管料金
・文書箱の管理方法
・取り出し方法
・返却方法
・保管期限終了後の対応
・災害対策
自社の文書量や利用方法に合ったサービスかどうかを、事前に確認することが重要です。
Only One Nakaichiが提供する文書管理
中一陸運株式会社は、倉庫保管と輸送で培ってきたノウハウを活かし、企業文書の保管・電子化サービスを展開しています。
同社のアーカイブ事業では、次のサービスが公式に案内されています。
・非破壊スキャニング
・最大A1サイズまでの電子化
・PDFデータによる納品
・OCR処理
・PDF名の統一とリスト化
・入力代行
・写真の修復・補正
・チャーター便による文書運搬
・スキャン後の原本保管
・ISMS認証環境での作業
倉庫での保管、運搬、電子化を組み合わせることで、企業のモノと情報の両方を支えるサービスを提供しています。
天候や交通状況による影響
文書の集荷や返却には車両を使用するため、次のような外部要因によって予定が変更となる場合があります。
・台風や大雨
・大雪や路面凍結
・地震などの自然災害
・道路の通行止め
・事故や交通規制
・繁忙期の車両状況
・集荷先の受け入れ条件
機密文書の運搬では、安全と適切な管理を優先する必要があります。
納期に余裕を持ち、文書量、集荷場所、希望する電子化仕様などを事前に共有することが大切です。
まとめ｜アーカイブ事業で企業の記憶と情報資産を守る
企業が蓄積してきた文書や図面は、単なる紙ではありません。
過去の取引、技術、判断、経験が記録された重要な情報資産です。
アーカイブ事業を活用することで、自社オフィスの保管スペースを減らし、必要な文書を検索・共有しやすい状態へ整えることができます。
また、原本保管と電子データを組み合わせることで、文書の保存と活用を両立しやすくなります。
中一陸運株式会社では、1963年の創業以来培ってきた倉庫保管と輸送の経験を活かし、文書の集荷、非破壊スキャニング、PDF化、OCR処理、原本保管までをワンストップで提供しています。
最大A1サイズの大判図面に対応し、ISMS認証を取得した環境で機密性の高い文書も取り扱っています。
これからも「Only One Nakaichi」の理念のもと、物流だけでなく、企業の大切な記憶と情報資産を守るパートナーとして、文書保管・電子化サービスを提供してまいります。
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