「保管しなければならない書類が増え続けている」
「キャビネットがいっぱいで、新しい保管場所がない」
「必要な書類を探すだけで時間がかかる」
契約書、経理書類、取引関係書類など、企業には一定期間保存しなければならない文書があります。
すぐに廃棄できない一方で、すべてをオフィス内に保管し続ければ、キャビネットや書庫が増え、本来は人や業務のために使えるスペースまで圧迫されてしまいます。
そこで検討したいのが、**使用頻度の低い重要書類を外部の専門施設へ預ける「文書保管・アーカイブサービス」**です。
群馬県伊勢崎市を拠点とする中一陸運株式会社では、物流事業で培ってきた保管・管理のノウハウを活かしたアーカイブ事業を展開しています。
紙の書類を「置いておくこと」にもコストがかかっている
紙の書類管理というと、キャビネットや書庫へ収納しておけば費用はかからないように感じるかもしれません。
しかし実際には、書類を保管しているスペースにも賃料や管理コストが発生しています。
さらに、
書類を整理する
保管場所を確保する
必要な書類を探す
保存期間を管理する
廃棄対象を確認する
といった作業にも人件費がかかります。
特に長期間保存する必要がある文書が増えてくると、書類管理そのものが担当者の負担となることがあります。
重要なのは、**「紙をどこへ置くか」ではなく、「企業として文書をどう管理するか」**という視点です。
使用頻度の低い書類をオフィスから移動する
すべての書類を外部へ預ける必要はありません。
日常的に使用する書類はオフィスに置き、保存義務などによって保管しているものの、普段はほとんど使用しない文書を外部保管する方法があります。
たとえば、過年度の書類や終了した案件に関する文書などです。
こうした書類をオフィス外へ移動できれば、キャビネットや書庫として使っていた場所を別の用途へ転換できる可能性があります。
会議スペースやワークスペースとして利用するなど、限られたオフィスを本来の業務に活用できる環境づくりにつながります。
物流会社だからこそ活かせる「保管・管理」のノウハウ
中一陸運は、60年以上にわたり物流を通じて地域社会や企業活動を支えてきました。
物流会社が日常的に扱っているのは、単なる「物」ではありません。
「何を預かったのか」
「どこに保管しているのか」
「いつ必要になるのか」
「どのように移動させるのか」
といった情報と現物を正確に管理することが物流の基本です。
この保管・管理の考え方は、企業文書のアーカイブにも通じます。
重要書類だからこそ、単純に空いている場所へ置くのではなく、必要な文書を適切に管理できる仕組みが重要になります。
文書保管で重要なのはセキュリティ
企業文書の中には、契約情報や取引情報など、慎重な取り扱いが必要な情報が含まれる場合があります。
そのため、外部へ書類を預ける場合には、料金や保管スペースだけで判断するべきではありません。
どのような管理体制で保管されるのか、取り扱いに関するルールが整備されているのかなどを事前に確認することが重要です。
特に個人情報を含む書類については、関係法令や社内規程などを踏まえ、適切な管理方法を検討する必要があります。
「安く保管できる場所」ではなく、「重要な情報を預けられる環境か」という視点で選ぶことが、文書保管サービスでは重要です。
「必要になったときに取り出せる」ことも大切
アーカイブサービスでは、安全に保管できるだけでは十分ではありません。
普段は使用しない書類であっても、監査や過去の取引確認などによって突然必要になることがあります。
その際に、
どの文書が、どこに保管されているのか
を把握できていなければ、外部へ預けたことがかえって業務上の負担になってしまいます。
そのため、文書保管を検討する際には、預け入れだけでなく、必要になった場合の取り出しや受け渡し方法まで含めて運用を設計することが重要です。
中一陸運が持つ保管と輸送を連携できる物流体制は、こうしたアーカイブ運用を考えるうえでも強みとなります。
なお、実際の輸送については、悪天候、自然災害、交通規制、繁忙期などの影響によって、通常とは異なる対応が必要になる場合があります。
紙文書の整理はDXへの第一歩にもなる
企業のDXというと、大規模なシステム導入をイメージしがちですが、身近なところでは「紙文書の管理方法を見直すこと」も重要な取り組みです。
まず、
残す書類・日常的に使う書類・長期保管する書類・廃棄を検討する書類
などを整理します。
そのうえで、紙として保存する必要があるものは適切に保管し、電子化できるものについてはデジタル管理を検討する。
このように紙とデジタルを適切に使い分けることで、企業全体の情報管理を改善していくことができます。
ただし、法定保存期間や保存方法は書類の種類によって異なるため、実際の保存・電子化・廃棄については、それぞれに適用される法令や社内規程を確認することが必要です。
オフィスを「書類を置く場所」から「仕事をする場所」へ
紙文書が増え続けている企業にとって、書類保管は単なる整理整頓の問題ではありません。
オフィススペース、管理コスト、業務効率、情報管理をまとめて見直す経営課題でもあります。
中一陸運株式会社では、長年物流で培ってきた保管・管理・輸送のノウハウを活かし、企業のアーカイブ業務をサポートしています。
「書庫がいっぱいになってきた」
「過去の契約書や経理書類が増え続けている」
「重要書類を社外で保管したい」
「オフィススペースをもっと有効活用したい」
このようなお悩みがある企業様は、書類を捨てる方法ではなく、「必要な文書を安全に残しながら、オフィスから移動する」という選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。
保管・輸送をはじめとした物流機能を活かしながら、企業の大切な記録を守る。
中一陸運株式会社は「Only One Nakaichi」として、物流の枠を超えた企業の業務環境づくりを支えてまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。