企業のデジタル化が進む中、「紙の書類を減らしたい」と考える企業が増えています。
一方で、契約書、設計図面、過去の帳票、技術資料、歴史的な記録など、すべての紙文書を簡単に処分できるわけではありません。
法令や社内規程によって一定期間の保存が必要な文書もあれば、原本そのものに価値があり、将来にわたって残しておきたい資料もあります。
そのため、これからの企業文書管理で重要になるのは、
「紙をなくすこと」ではなく、「紙で残すものと電子化するものを適切に分けること」
です。
群馬県伊勢崎市を拠点とする中一陸運株式会社では、物流事業で培ってきた保管・管理のノウハウを活かし、文書や書籍などの電子化と保管を組み合わせたアーカイブ事業を展開しています。
今回は、企業の重要文書を守りながら業務効率化を進める「紙とデジタルのハイブリッド文書管理」についてご紹介します。
紙文書は本当にすべて電子化すべきなのか
ペーパーレス化という言葉から、
「会社にある紙をすべてPDFにすればよい」
と考えてしまうことがあります。
しかし、実際の文書管理では、すべてを同じ方法で扱う必要はありません。
企業が保有する文書には、
・日常的に使用する書類
・保存期間中だけ保管する書類
・原本そのものを残したい書類
・検索性を高めたい資料
・歴史的価値のある書籍や記録
・保存期間終了後に処理できる書類
など、さまざまな種類があります。
重要なのは、それぞれの文書の目的を整理することです。
文書を「利用頻度」と「保存目的」で分類する
アーカイブ事業を検討するときは、まず保有している文書を整理することから始めます。
たとえば、次のような分類方法があります。
頻繁に使用する文書
現在進行中の案件や日常業務で頻繁に参照する資料です。
こうした文書は、電子化によって検索・共有しやすくするメリットが大きい分野です。
使用頻度は低いが保存が必要な文書
過年度の契約書や帳票など、日常的には使用しないものの、法令や社内規程などによって保管している文書です。
オフィス内から外部の保管環境へ移すことで、書庫やキャビネットのスペースを有効活用できる可能性があります。
原本自体に価値のある資料
古い書籍、設計図、歴史資料、写真、社史資料など、紙そのものを残したい資料です。
こうした資料では、原本を傷つけずに電子化し、日常的な閲覧にはデータを利用しながら、原本は適切に保管する方法が考えられます。
非破壊スキャンなら大切な原本を裁断せず電子化
一般的な書類スキャンでは、製本された資料を裁断して一枚ずつ読み取る方法があります。
しかし、貴重な書籍や図面、歴史資料などは、裁断することができません。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業では、**書類を裁断しない「非破壊スキャニング」**に対応しています。
ドイツ製のブックスキャナー「Bookeye® 4 V1A」を使用し、資料を上部から読み取ることで、原本の形を維持したままPDFデータ化できます。
対応サイズは最大A1までとなっており、一般的なA4書類だけでなく、大判の設計図面などにも対応しています。
「データとして活用したい。しかし原本は残したい」
そのような資料に適した電子化方法です。
OCR処理で「画像」から「探せる情報」へ
紙文書を単純にスキャンしただけでは、PDFのページを一枚ずつ確認しなければならない場合があります。
そこで役立つのがOCR処理です。
OCRは、画像として読み取った文字を認識し、検索やデータ活用につなげる技術です。
たとえば大量の契約書や帳票を電子化した際に、
「取引先名で探したい」
「案件名から過去資料を見つけたい」
「特定のキーワードを含む資料を確認したい」
といった検索を行いやすくなります。
中一陸運では、OCR処理やPDF化、ファイル名の統一、リスト化などにも対応しています。
紙文書を「保存する情報」から「活用できる情報」へ変えることが、電子化の大きな価値です。
電子化しても原本を捨てる必要はない
企業の文書電子化でよくある疑問が、
「スキャンした後、紙の原本はどうすればよいのか？」
という問題です。
電子化したからといって、必ず原本を処分しなければならないわけではありません。
中一陸運では、スキャン後の書類や図面を文書箱へ格納し、倉庫で継続保管するサービスも提供しています。
つまり、
日常的な閲覧 → 電子データ
原本保存 → 倉庫
という運用が可能になります。
これが、紙とデジタルを組み合わせたハイブリッド型の文書管理です。
オフィスから文書を移すことでスペースを生み出す
紙文書が増えると、キャビネットや書庫のために多くのスペースが必要になります。
しかし、オフィスの床面積には賃料が発生しています。
年に数回しか確認しない過年度資料のために、高価なオフィススペースを使用し続けることが本当に最適なのか、一度見直す価値があります。
外部保管を活用することで、
・執務スペース
・会議スペース
・打ち合わせスペース
・商品展示スペース
・新しい人員のためのスペース
などへ転換できる可能性があります。
文書保管の見直しは、単なる整理整頓ではなく、オフィス資産の有効活用にもつながる取り組みです。
重要文書だからこそ情報セキュリティを確認する
企業文書には、個人情報、契約情報、顧客情報、技術情報など、機密性の高い内容が含まれていることがあります。
そのため、文書の電子化や外部保管を委託する際には、価格や納期だけではなく、情報管理体制も重要な比較ポイントになります。
中一陸運株式会社では、2020年10月にISMS認証を取得しています。
現在、駒形物流センターにおける倉庫事業と、文書・書籍等の電子化を行うアーカイブ事業が適用範囲として明記されています。
機密性の高い文書を外部へ委託する場合には、
・どのような場所で作業するのか
・文書をどのように運搬するのか
・電子データをどう受け渡すのか
・原本をどう保管するのか
まで確認しておくことが重要です。
電子化から保管、廃棄まで一つの流れで考える
企業文書にはライフサイクルがあります。
作成
↓
使用
↓
保存
↓
電子化・アーカイブ
↓
保管期限終了
↓
廃棄
という流れです。
そのため、本当に効率的な文書管理を実現するには、「スキャンすること」だけを目的にしてはいけません。
電子化した後の原本をどうするのか。
何年間保管するのか。
保存期間が終了した文書をどのように処理するのか。
こうした一連の運用まで決めておく必要があります。
中一陸運のアーカイブ事業では、電子化や原本保管に加え、保存期間を満了した書類などの溶解処理についても案内しています。
文書の入り口から出口までを一つの流れとして考えられることが、物流企業が提供するアーカイブサービスの特徴です。
文書の運搬もアーカイブ品質の一部
重要文書を電子化するためには、オフィスから作業拠点まで原本を運ぶ必要があります。
そこで忘れてはいけないのが、輸送中の管理です。
中一陸運は、もともと輸送・倉庫を中心に事業を展開してきた総合物流企業です。
アーカイブ事業でも、スキャン対象書類の引き取りや返却についてチャーター便を活用したサービスが案内されています。
文書管理では、
保管場所のセキュリティだけでなく、移動中を含めて管理する
という考え方が重要です。
これは、長年「お客様から預かったものを安全に運ぶ」ことを続けてきた物流企業ならではの視点でもあります。
アーカイブ事業は企業のBCPを考えるきっかけにもなる
重要文書を一つのオフィスだけに集中して保管していると、火災や水害、地震などの災害によって利用できなくなるリスクがあります。
原本と電子データを異なる形で管理することで、情報資産の保全について考えるきっかけになります。
ただし、文書を電子化するだけでBCP対策が完成するわけではありません。
電子データのバックアップ方法やアクセス権限、復旧手順なども含め、自社の事業継続計画として検討することが必要です。
アーカイブ事業は、単なる「書類整理」ではなく、企業の情報資産管理そのものを見直す機会となります。
こんな企業はアーカイブ事業を検討するタイミング
次のような課題がある企業は、文書管理を見直すタイミングかもしれません。
「キャビネットがいっぱいになっている」
「過去資料を探すのに時間がかかる」
「オフィス移転で大量の書類を整理したい」
「古い図面を電子化したい」
「貴重な書籍を裁断せずにデータ化したい」
「電子化した後も原本は残したい」
「保存期間が終了した文書を適切に処理したい」
こうした問題を一つずつ別々に解決するのではなく、保管・電子化・活用・廃棄までを一つの文書管理フローとして考えることが重要です。
物流センターから企業の「情報資産」まで支える
中一陸運株式会社は1963年の創業以来、物流を通じて企業活動を支えてきました。
そして2017年には、書籍や機密文書などのスキャニング・データ化を行うアーカイブ事業を立ち上げています。
物流会社が培ってきた、
預かる
管理する
必要なときに動かす
というノウハウを、企業文書という情報資産にも活用しています。
商品を保管する倉庫から、企業の歴史や重要な情報まで守る物流センターへ。
「Only One Nakaichi」のサービス領域は、モノの物流だけにとどまりません。
まとめ｜紙とデジタルを使い分けることがこれからの文書管理
企業のデジタル化を進めるからといって、紙文書をすべて廃棄する必要はありません。
重要なのは、
何を電子化するのか。
何を原本として残すのか。
どこに保管するのか。
いつまで保管するのか。
保存期間終了後にどう処理するのか。
を明確にすることです。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業では、非破壊スキャニング、最大A1サイズの電子化、OCR処理、ISMS認証環境での電子化・保管、さらに保存期間終了後の書類処理まで、文書管理に関するさまざまなサービスを提供しています。
大量の紙文書、設計図面、製本資料、機密書類などの管理にお悩みの企業様は、単なる「ペーパーレス化」ではなく、紙とデジタルを適切に使い分けるアーカイブ戦略を検討してみてはいかがでしょうか。
企業の大切な記録と情報資産を未来へつなぐ。
中一陸運株式会社は、物流で培った保管・管理のノウハウを活かし、これからも企業のアーカイブ業務を支えてまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
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訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
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チャーター便での運搬を実施しています。
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大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
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製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
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(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
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