物流現場で当たり前だった「紙文化」を見直す
物流業界では、伝票・チェックリスト・マニフェストなど、日々大量の紙が使用されています。
これまで当たり前だったこの「紙文化」ですが、保管スペースの確保や管理工数、記入・転記ミスなど、見えない負担も少なくありません。
こうした課題を解決する手段として、今注目されているのがペーパーレス化です。
単なる環境対策ではなく、物流センター全体の業務フローを見直すきっかけとして、多くの企業が導入を進めています。
ペーパーレス化がもたらす業務効率の向上
ペーパーレス化の最大のメリットは、業務効率の大幅な向上です。
紙の伝票処理にかかっていた時間が削減され、その分を荷役作業や検品精度の向上に充てることができます。
また、データ入力の自動化やシステム連携により、
記入・転記ミスの削減
在庫管理精度の向上
情報共有スピードの向上
といった効果も期待できます。
デジタルデータは検索性にも優れており、過去の配送履歴や取引記録をすぐに確認できる点も大きな利点です。
中一陸運が進めるデジタル化と現場への配慮
群馬県伊勢崎市を拠点とする中一陸運株式会社では、創業60年以上の歴史を持ちながらも、
配車システムや倉庫管理のデジタル化など、情報システムの充実に積極的に取り組んでいます。
もちろん、導入初期には
「紙の方が確認しやすい」
「システムトラブルが不安」
といった現場の声が上がることもあります。
中一陸運では、操作性に配慮したシステム選定や段階的な導入、バックアップ体制の整備を行い、現場の負担を抑えながらデジタル化を進めてきました。
その結果、業務効率の向上と安定した現場運営の両立が実現しています。
働き方改革と人手不足対策にもつながるペーパーレス化
物流業界が直面する大きな課題のひとつが、人手不足です。
ペーパーレス化は、この課題への有効なアプローチのひとつでもあります。
データ入力や書類管理の自動化により、
残業時間の削減
業務負担の軽減
場所にとらわれない情報共有
が可能となり、働きやすい環境づくりにつながります。
少ない人員でも質の高いサービスを提供できる体制は、企業の持続的な成長を支える重要な基盤です。
ペーパーレス化は、効率化・環境配慮・働き方改革を同時に実現する取り組みといえるでしょう。
物流センターのペーパーレス化は、「紙を減らす」という小さな一歩から始まります。
しかしその一歩が、業務効率の向上、働き方改革、人手不足対策、そして環境配慮へとつながっていきます。
中一陸運では、長年培ってきた現場力と最新技術を融合させ、時代に合った物流センター運営を進めています。
デジタル化を通じて、より安全で効率的な物流サービスを提供し続けていきます。
物流業務の効率化やデジタル化をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。
物流の未来を共に創っていきましょう。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
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OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
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《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。