物流現場を変える電子アーカイブ ― 中一陸運が進める文書管理の考え方
物流業界では長年、納品書・受領書・配送指示書など、多くの業務が紙文書によって管理されてきました。
しかし現在、業界全体で紙からデジタルへの移行が進み、物流の在り方そのものが見直されています。
群馬県伊勢崎市を拠点に、保管・輸送・流通加工を一体で担う
中一陸運株式会社 でも、こうした流れを踏まえ、業務効率と品質向上を意識した文書管理の在り方を重視しています。
紙文書管理が抱える物流現場の課題
保管スペースと管理負担の増大
紙の書類は保管年数が長くなるほど増え続け、事務所や倉庫の一角を占有します。
結果として、保管スペースの圧迫や管理コストの増加につながります。
検索性の低さと対応遅延
過去の書類を探す際、ファイルを一つひとつ確認する必要があり、
顧客からの問い合わせ対応や社内確認に時間がかかるケースも少なくありません。
印刷・保管コストとリスク
紙の印刷費、保管費に加え、災害や劣化による紛失リスクも無視できません。
こうした点が、物流現場の見えない負担となっていました。
電子アーカイブがもたらす物流DXの効果
文書管理の効率化と検索性向上
電子アーカイブにより、書類はデジタルデータとして一元管理されます。
必要な情報をすぐに検索・確認できる環境は、業務スピードの向上に直結します。
情報の共有と業務の正確性向上
デジタル化された文書は、部署間での情報共有がしやすくなり、
確認ミスや伝達漏れの防止にもつながります。
災害対策・BCPの観点でも有効
紙文書と異なり、デジタルデータはバックアップ管理が可能です。
自然災害時のリスク低減という点でも、電子化は重要な役割を果たします。
中一陸運が考える「電子化」と物流品質の関係
伝統を土台にした段階的なデジタル活用
中一陸運は、創業60年以上にわたり培ってきた現場力を大切にしながら、
業務効率を高めるためのデジタル技術活用を進めています。
文書管理の見直しも、日々の物流業務を支える基盤の一つとして捉えられています。
保管・輸送・流通加工を支える情報管理
物流はモノの移動だけでなく、情報管理が重要な役割を担います。
文書やデータを適切に管理することで、
保管・輸送・流通加工を含めた一貫物流の品質向上につながります。
顧客と環境にもつながる電子化の価値
顧客にとっての安心と利便性
文書管理や情報の整理が進むことで、
取引履歴の確認や問い合わせ対応がスムーズになります。
これは、顧客満足度の向上にも直結します。
環境配慮と持続可能な物流へ
ペーパーレス化は、紙資源の削減やCO₂排出抑制にも貢献します。
環境への配慮は、これからの物流企業に求められる重要な視点です。
電子化が進む時代の物流パートナー選び
物流業界では今後、AIやIoTなどの技術と連携した
より高度な情報管理が進んでいくと考えられています。
その中で重要なのは、技術だけに頼らず、現場とバランスよく融合させる姿勢です。
中一陸運は、地域に根ざした物流企業として、
伝統と革新の両立を意識しながら、次の時代の物流を支え続けています。
物流パートナーを検討する際には、
こうしたデジタル対応力と運用姿勢にも目を向けてみてはいかがでしょうか。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
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情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
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大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
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応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。