電子アーカイブと機密文書保管が注目される理由
企業活動の中では、契約書・会計資料・人事書類など多くの重要書類が日々発生します。これらは法令により一定期間の保管が必要になることも多く、オフィスのスペースを圧迫する原因になっています。
近年はペーパーレス化が進み、書類の電子化やアーカイブ管理を導入する企業が増えています。しかしその一方で、情報漏洩やセキュリティ管理への不安を感じる企業も少なくありません。
そこで注目されているのが、物流会社が提供する文書保管サービスと電子アーカイブ管理です。
群馬県伊勢崎市に拠点を置く中一陸運株式会社では、60年以上の物流ノウハウを活かし、保管・輸送・流通加工を組み合わせた総合物流サービスを提供しています。
企業の文書管理で起こりやすい課題
オフィスに増え続ける紙書類
企業では次のような書類が日々増えていきます。
・契約書
・会計書類
・人事関連書類
・顧客情報
・業務資料
これらは長期間の保存が必要なため、オフィスの保管スペースを圧迫する原因になります。
そのため多くの企業が
・倉庫保管
・文書保管サービス
・電子アーカイブ化
といった方法を検討しています。
電子化に伴う情報漏洩リスク
書類を電子化することで管理は効率化されますが、同時に次のようなリスクも生まれます。
・個人情報の漏洩
・不正アクセス
・データ紛失
・管理体制の不備
そのため電子アーカイブを進める際には、物理的保管と情報セキュリティの両方を考慮することが重要です。
物流センターによる安全な文書保管
物流会社の倉庫は、企業の商品や資産を安全に保管するための設備が整っています。そのため、文書保管にも適した管理環境が整っています。
厳重なセキュリティ体制
物流センターでは以下のようなセキュリティ管理が行われています。
・入退室管理
・監視カメラ
・保管エリア管理
・セキュリティ設備
こうした管理体制によって、機密書類の安全な保管が可能になります。
書類回収から保管までの一貫管理
物流会社の強みは、輸送と保管を一体化して管理できる点です。
例えば
1 書類回収
2 倉庫保管
3 電子化作業
4 原本管理
といった工程を一括管理することで、外部業者を増やさず、情報漏洩リスクを抑えることができます。
中一陸運の総合物流サービス
群馬県伊勢崎市に拠点を構える中一陸運株式会社は、地域物流を支えてきた総合物流企業です。
同社では
・倉庫保管
・トラック輸送
・流通加工
・物流サポート
などを一体化したサービスを提供しています。
企業理念である
Only One Nakaichi
のもと、単なる輸送会社ではなく、物流全体を支えるパートナーとしてサービスを展開しています。
安全な物流を支える運行管理
物流業務では次のような外部要因が影響します。
・天候
・自然災害
・交通規制
・繁忙期
また輸送する貨物によっては
・大型貨物
・特殊貨物
・重量物
など安全管理が必要なケースもあります。
中一陸運では、関係法令や運行管理体制を遵守しながら、安全な物流サービスを提供しています。
働きやすい環境が物流品質を支える
物流品質は、現場で働くスタッフの力によって支えられています。
中一陸運では
・最新設備の導入
・働き方改革
・安全教育
などを進め、スタッフが安心して働ける環境づくりを行っています。
こうした取り組みが、安定した物流サービスの提供につながっています。
まとめ｜物流会社による文書管理サービス
企業の重要書類を安全に管理するためには
・セキュリティ
・保管環境
・管理体制
を総合的に考えることが重要です。
群馬県伊勢崎市の中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工を一体化した物流サービスにより、企業の物流課題をサポートしています。
物流の枠を超えたサポート体制として、これからも Only One Nakaichi の理念のもと地域と企業の物流を支え続けています。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。