企業活動を続ける中で、契約書や伝票、図面、各種帳票などの紙文書は年々増えていきます。
「保管場所が足りない」「必要な書類がすぐ見つからない」「災害時の保管リスクが心配」といった課題を抱える企業様も少なくありません。
群馬県伊勢崎市に拠点を構える中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工を一貫して提供する総合物流企業としてのノウハウを活かし、文書保管（アーカイブ事業）および電子化サービスを展開しています。
今回は、企業の情報資産管理を支えるアーカイブ事業についてご紹介いたします。
企業が抱える文書管理の課題
増え続ける紙文書の保管問題
企業では日々、
- 契約書
- 伝票
- 図面
- 報告書
- 会計資料
など、多くの紙文書が発生しています。
法令により保存義務が定められている書類も多く、簡単に廃棄することができません。
その結果、オフィススペースが圧迫され、本来の業務スペースが不足するケースも少なくありません。
検索や管理にかかる時間的コスト
紙文書は保管するだけでなく、必要な時に迅速に取り出せることも重要です。
しかし、保管量が増えるほど、
- 検索時間の増加
- 管理負担の増大
- 紛失リスク
といった課題が発生します。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業
安全な環境で文書を保管
中一陸運株式会社では、物流業務で培った保管ノウハウを活かし、お客様の重要書類を適切な環境でお預かりしています。
自社倉庫内で管理することで、
- セキュリティ対策
- 災害リスク対策
- 保管環境の維持
に配慮した文書管理を実現しています。
重要な情報資産を長期保管
企業にとって文書は重要な経営資産です。
契約関係資料や過去の記録を適切に保管することで、コンプライアンス対応や業務継続計画（BCP）の強化にもつながります。
電子化サービスで業務効率を向上
紙文書をデジタルデータへ変換
中一陸運株式会社では、お預かりした文書のスキャニングにも対応しています。
紙資料を電子化することで、
- ペーパーレス化
- 情報共有の迅速化
- 検索性向上
を実現できます。
必要な情報へ素早くアクセス
電子化されたデータは、必要な時に迅速な確認が可能となります。
これにより、
- 書類探しの時間削減
- 業務効率向上
- テレワーク対応
など、多くのメリットが期待できます。
保管・輸送・流通加工との連携による総合サポート
物流企業だからできる一貫対応
中一陸運株式会社の強みは、
- 文書保管
- 電子化
- 保管物流
- 輸送
- 流通加工
を総合的にサポートできる点にあります。
物流と情報管理を一元化することで、お客様の業務負担軽減につながります。
企業ごとの課題に合わせた提案
業種や事業規模によって必要な管理方法は異なります。
そのため、お客様ごとの課題や保管状況に応じた柔軟な提案を行い、最適な管理体制の構築をサポートしています。
Only One Nakaichiが提供する新しい価値
物流からオフィスソリューションへ
物流企業の役割は、単にモノを運ぶだけではありません。
中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工に加え、情報資産の管理という新たな分野にも取り組んでいます。
企業の成長を支えるパートナーとして
「Only One Nakaichi」の理念のもと、お客様の課題解決に寄り添いながら、最適な物流サービスとアーカイブサービスを提供しています。
これからも地域社会と企業活動を支えるパートナーとして、安全・確実・効率的なサービスの向上を追求してまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。