企業活動において発生する契約書、図面、帳票、カルテなどの重要書類。
ペーパーレス化が進む一方で、法令や業務上の理由から紙のまま保管しなければならない文書も数多く存在します。
「保管スペースが足りない」
「必要な書類がすぐ見つからない」
「災害時の文書管理に不安がある」
このような課題を抱える企業様に注目されているのが、文書保管と電子化を組み合わせたアーカイブサービスです。
群馬県伊勢崎市に拠点を置く中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工のノウハウを活かし、機密文書の保管から電子化までをワンストップで提供しています。
文書管理で多くの企業が抱える課題
保管スペースの不足
契約書や図面などの紙文書は年々増加していきます。
書庫やキャビネットが埋まり、オフィススペースを圧迫している企業も少なくありません。
限られたオフィス空間を有効活用するためには、文書管理の見直しが重要です。
必要な書類がすぐに見つからない
保管文書が増えるほど、必要な資料を探す時間も増加します。
検索や管理にかかる時間は、生産性低下の要因にもなります。
中一陸運のアーカイブ事業とは
機密文書を安全に保管
中一陸運株式会社では、お客様の重要書類を適切な環境で保管しています。
長年培った物流管理のノウハウを活かし、文書の入出庫管理を徹底することで、安全な保管体制を構築しています。
自社対応による安心の管理体制
文書の集荷から保管まで一貫して対応することで、情報管理のリスク低減につなげています。
物流企業ならではの管理体制で、大切な情報資産を守ります。
電子化サービスで業務効率を向上
書類をデジタルデータ化
保管している紙文書は、ご要望に応じて電子化が可能です。
高精度スキャニングによりPDFなどのデータへ変換し、検索性と利便性を向上させます。
ペーパーレス化を推進
電子化されたデータはパソコンから簡単に閲覧できます。
必要な情報を素早く確認できるため、書類検索にかかる時間を削減し、業務効率化につながります。
BCP対策としても注目される文書保管
災害リスクへの備え
企業活動を継続するためには、重要文書の保全が欠かせません。
外部保管と電子化を組み合わせることで、災害や事故による情報損失リスクの軽減が期待できます。
文書ライフサイクル全体をサポート
保管だけではなく、
- 集荷
- 管理
- 電子化
- 出庫対応
- 機密文書処理
まで一貫して対応できることが、中一陸運株式会社の強みです。
文書管理の効率化なら中一陸運へ
中一陸運株式会社は、群馬県伊勢崎市を拠点に、保管・輸送・流通加工を一貫して提供する総合物流企業です。
物流サービスで培った管理ノウハウを活かし、機密文書保管や電子化サービスを通じて、お客様の業務効率化と情報資産管理をサポートしています。
オフィスの省スペース化、ペーパーレス化、BCP対策をご検討中の企業様は、ぜひ中一陸運株式会社へご相談ください。
これからも「Only One Nakaichi」の理念のもと、お客様の大切な情報資産を安全に管理し、企業活動を支える最適なソリューションを提供してまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。