企業を取り巻く経営環境が大きく変化するなか、物流コストの削減と業務効率化は、あらゆる業種に共通する重要な課題となっています。物流の効率化というと、輸送ルートや倉庫運営を思い浮かべる方が多いかもしれません。しかし、企業活動を支える「書類管理」の効率化も、コスト削減や生産性向上に大きく影響する重要な要素です。
群馬県伊勢崎市に拠点を置く中一陸運株式会社では、保管・輸送・流通加工を一貫して提供する総合物流企業として培ってきたノウハウを活かし、企業のバックオフィス業務を支援する「アーカイブ事業」を展開しています。重要書類の保管から電子化、不要書類の適切な廃棄までをワンストップで対応し、お客様の業務効率化とコスト最適化をサポートしています。
今回は、中一陸運株式会社のアーカイブ事業が企業にもたらすメリットについて詳しくご紹介します。
オフィスの書類管理が企業経営に与える影響
保管スペースが経営コストになる
企業では日々、
- 契約書
- 図面
- 伝票
- 品質管理記録
- 人事書類
- 会計帳簿
- 法定保存文書
など、多くの重要書類が発生します。
これらを社内で保管し続ける場合、
- 書庫スペースの確保
- 保管棚の設置
- 管理担当者の負担
- 書類検索にかかる時間
など、目に見えないコストが積み重なります。
特に保管期間が長い法定保存文書は、オフィススペースを圧迫する大きな要因となります。
書類を探す時間が生産性を低下させる
紙の書類管理では、
「必要な書類が見つからない」
という状況が少なくありません。
担当者が書類を探す時間は、本来取り組むべき業務時間を圧迫し、生産性の低下につながります。
情報へ素早くアクセスできる環境を整えることは、企業全体の業務効率向上につながります。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業とは
書類保管から電子化まで一括対応
中一陸運株式会社では、
- 書類の集荷
- 安全な保管
- 書類管理
- 電子化（スキャニング）
- データ納品
- 保存期間終了後の廃棄
までをワンストップで提供しています。
物流会社として長年培った保管・管理ノウハウを活かし、お客様の大切な情報資産を安全に管理しています。
セキュリティを重視した保管体制
企業文書には、
- 個人情報
- 機密情報
- 技術資料
- 契約情報
など、重要な情報が数多く含まれています。
そのため保管には、
- 適切な管理体制
- セキュリティ対策
- 入退室管理
- 保管環境の維持
が欠かせません。
中一陸運株式会社では、お客様の大切な書類を安全な環境で保管し、情報資産を適切に管理しています。
電子化サービスで業務効率を大幅に向上
ペーパーレス化を推進
紙の書類を電子データへ変換することで、
- オフィスの省スペース化
- 情報共有の迅速化
- テレワークへの対応
- バックアップの容易化
など、多くのメリットが生まれます。
必要な書類をパソコンから検索できるようになれば、探す時間も大幅に削減できます。
情報共有がスピーディーになる
電子化された書類は、
- 社内共有
- 部門間連携
- 遠隔拠点との情報共有
も容易になります。
紙媒体では時間がかかっていた情報共有がスムーズになり、業務全体のスピードアップにつながります。
総合物流企業だから実現できるワンストップサービス
書類の回収から管理まで一貫対応
中一陸運株式会社の強みは、物流会社ならではのネットワークです。
自社輸送網を活用し、
- 書類の集荷
- 保管
- 電子化
- 必要時の出庫
- 廃棄
までを一括して対応できます。
窓口を一本化することで、お客様の管理負担を軽減し、スムーズな運用を実現します。
保管・輸送・流通加工との連携
中一陸運株式会社では、
- 保管
- 輸送
- 流通加工
- アーカイブ事業
を組み合わせた総合物流サービスを提供しています。
物流だけではなく、企業の情報管理までサポートできることが大きな特徴です。
アーカイブ事業がもたらすメリット
コスト削減
アーカイブ事業の導入により、
- オフィス賃料の削減
- 保管設備費の削減
- 管理工数の削減
- 人件費の削減
など、多方面でコスト削減が期待できます。
リスク管理の強化
重要書類を適切に管理することで、
- 紛失防止
- 情報漏えい対策
- 災害対策
- コンプライアンス強化
にもつながります。
企業の信頼性を維持するうえでも、適切な文書管理は欠かせません。
安全・確実なサービス提供のために
中一陸運株式会社では、お客様の重要書類を安全に取り扱うため、関係法令や標準運送約款などの各種規程を遵守し、適切な管理体制を整えています。
なお、書類の回収や配送、電子化サービスの提供にあたっては、天候や自然災害、交通規制、繁忙期、配送地域の条件、お預かりする荷物の数量や重量などにより、日程や対応内容が変更となる場合があります。その際も、お客様と十分に連携を図り、安全かつ確実なサービス提供に努めています。
まとめ｜物流と情報管理を一体化し、企業の成長を支えるパートナーへ
物流の効率化は、荷物を運ぶ工程だけではなく、情報を適切に管理する仕組みづくりまで含めて考えることが重要です。
中一陸運株式会社では、長年培ってきた物流ノウハウを活かし、保管・輸送・流通加工に加え、アーカイブ事業を通じて企業のバックオフィス業務も支援しています。
書類保管から電子化、適切な管理、不要書類の廃棄までをワンストップで提供することで、お客様のコスト削減、業務効率化、情報管理の高度化を実現します。
物流と情報管理の両面から企業活動を支えるパートナーとして、中一陸運株式会社はこれからも高品質なサービスを提供し続けてまいります。書類管理や電子化、物流業務の見直しをご検討中の企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。