企業活動を続ける中で、契約書や図面、伝票、帳票、申請書類など、多くの紙文書が日々蓄積されていきます。法令により一定期間の保存が義務付けられている書類も多く、オフィスの保管スペース不足や文書管理の煩雑さに悩まれている企業様も少なくありません。
群馬県伊勢崎市に拠点を置く中一陸運株式会社は、創業60年以上にわたり地域物流を支えてきた総合物流企業です。保管・輸送・流通加工を一貫して提供するだけでなく、企業の情報資産を安全に管理するアーカイブ事業や電子化サービスも展開しています。
物流センターとして培ってきた保管・管理のノウハウを活かし、お客様の業務効率化とペーパーレス化をサポートしています。
アーカイブ事業とは
企業の重要書類を安全に保管するサービス
企業では、日常業務の中でさまざまな重要書類が発生します。
例えば、
- 契約書
- 請求書
- 納品書
- 図面
- 設計資料
- 人事関連書類
- 各種帳票
など、長期間保管が必要な文書は少なくありません。
しかし、自社オフィスで大量の書類を保管し続けると、
- 保管スペースが不足する
- 必要な書類を探す時間が増える
- 情報管理が煩雑になる
- 災害時のリスクが高まる
といった課題が生じます。
中一陸運株式会社のアーカイブ事業では、お客様の重要書類を適切な環境で保管し、安全かつ効率的な文書管理を実現しています。
電子化サービスで業務効率を大幅に改善
紙文書をデジタルデータへ
近年、多くの企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中、紙文書の電子化ニーズが高まっています。
中一陸運株式会社では、お預かりした紙文書をスキャンし、高品質な電子データへ変換する電子化サービスを提供しています。
電子化することで、
- 必要な書類をすぐ検索できる
- 社内で情報共有しやすくなる
- テレワークにも対応しやすい
- 紛失リスクを軽減できる
- 保管スペースを削減できる
など、多くのメリットがあります。
紙を探す時間が短縮されることで、本来の業務へ集中できる環境づくりにもつながります。
物流センターだから実現できる安心の管理体制
保管のプロだからできる文書管理
物流センターは、日々さまざまな商品や資材を管理しています。
そのノウハウは、文書保管にも活かされています。
中一陸運株式会社では、
- 入庫管理
- 保管場所管理
- 出庫管理
- 在庫管理
といった物流管理の考え方を文書管理にも応用し、お客様の重要書類を適切に管理しています。
保管場所が明確になることで、必要な書類を迅速に取り出せる体制を整えています。
セキュリティにも配慮した保管
企業の重要書類には、個人情報や機密情報が含まれる場合があります。
そのため、
- 適切な入退室管理
- 保管エリアの管理
- 文書の取り扱いルール
など、安全な管理体制が重要になります。
中一陸運株式会社では、お客様の情報資産を大切に取り扱い、安全な保管環境の維持に努めています。
電子化から保管までワンストップ対応
窓口を一本化できるメリット
一般的には、
- 文書保管会社
- スキャン会社
- 配送会社
それぞれへ依頼するケースもあります。
しかし複数社へ依頼すると、
- 日程調整
- 情報共有
- 管理コスト
などが増えてしまいます。
中一陸運株式会社では、
回収 → 保管 → 電子化 → 原本管理
まで一貫して対応できるため、窓口を一本化できます。
物流会社ならではの一貫サービスが、大きなメリットとなります。
物流センターとの連携で効率的な運用
必要な時に必要な書類を取り出せる
電子化した後も、
- 原本保存が必要な書類
- 長期保管文書
などは一定期間保管する必要があります。
物流センターを活用することで、
必要な時だけ出庫し、
再び安全に保管するという運用も可能になります。
企業側では保管スペースを確保する必要がなくなり、オフィス環境の改善にもつながります。
保管・輸送・流通加工との相乗効果
中一陸運株式会社の強みは、アーカイブ事業だけではありません。
物流センターでは、
- 商品保管
- 在庫管理
- 検品
- ラベル貼り
- 梱包
- 流通加工
- 輸送
まで一貫して対応しています。
物流と情報管理を同じ会社へ任せられるため、
企業全体の業務効率向上が期待できます。
BCP対策としても注目される電子化サービス
災害やシステム障害など、企業を取り巻くリスクは年々高まっています。
紙だけで管理している場合、
- 火災
- 水害
- 地震
などによって重要書類を失う可能性もあります。
電子化を進めることで、
バックアップ体制の構築や、
事業継続計画（BCP）の強化にもつながります。
企業のリスクマネジメントという観点からも、電子化サービスの重要性はますます高まっています。
安全なサービス提供のために
中一陸運株式会社では、安全なサービス提供に努めていますが、
- 天候不良
- 地震などの自然災害
- 交通規制
- 繁忙期
- 山間部・離島への集配
- 書類量や荷姿による作業時間の変動
などにより、回収・納品スケジュールが変更となる場合があります。
また、法令に基づく保存義務や、お客様ごとの運用ルールに応じて、保管方法や電子化手順をご提案いたします。
まとめ｜物流センターだからできるアーカイブ事業という新しい価値
物流センターは「モノを保管する場所」というイメージがあるかもしれません。
しかし現在では、物流のノウハウを活かした情報管理サービスも重要な役割となっています。
中一陸運株式会社では、
- アーカイブ事業
- 電子化サービス
- 物流センター機能
を組み合わせることで、お客様の業務効率化とコスト削減をサポートしています。
紙文書の保管場所にお困りの企業様、ペーパーレス化を進めたい企業様、バックオフィス業務の効率化をご検討中の企業様は、ぜひ中一陸運株式会社へご相談ください。
保管・輸送・流通加工を一貫して提供する「Only One Nakaichi」として、これからも企業の成長を物流と情報管理の両面から支えてまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。