「過去の契約書を探すだけで時間がかかる」
「キャビネットがいっぱいになっている」
「保管しなければならない帳票が増え続けている」
「古い図面をデータで確認できるようにしたい」
企業活動を続けていると、契約書、帳票、設計図、行政文書、社内資料など、さまざまな紙文書が蓄積していきます。
一枚一枚は薄い紙でも、数年、数十年と保管を続ければ、その量は決して小さくありません。
さらに問題となるのは、紙を置くためのスペースだけではなく、必要な書類を探すために使っている時間です。
そこで検討したいのが、紙文書をデジタルデータへ変換する「書類電子化サービス」です。
群馬県伊勢崎市を拠点とする中一陸運株式会社では、物流事業で培ってきた保管・管理のノウハウを活かし、文書の電子化から原本保管、廃棄までを支援するアーカイブ事業を展開しています。
今回は、書類電子化によって企業の文書管理をどのように見直せるのか、そのポイントを解説します。
紙文書の本当のコストは「置き場所」だけではない
紙文書の保管コストというと、多くの方が最初に思い浮かべるのはキャビネットや書庫の費用ではないでしょうか。
しかし、実際にはそれだけではありません。
紙文書を管理するためには、
キャビネットや書棚を置く床面積
ファイルを分類する時間
文書を出し入れする時間
必要な資料を探す時間
古い書類を整理する作業
保存期限を確認する作業
など、さまざまな負担が発生します。
特に都市部のオフィスでは、書庫として使っているスペースそのものが固定費になっている場合があります。
書類のために使用していたスペースを、
執務スペース
打ち合わせスペース
商品保管スペース
などへ転用できれば、オフィスや物流センターの使い方を見直せる可能性があります。
「必要な書類が見つからない」が業務効率を下げる
紙文書の大きな課題の一つが、検索性です。
たとえば、数年前の契約内容を確認したい場合、
「どのキャビネットだったか」
「どの年度のファイルだったか」
「担当者がどこへ保管したか」
を確認しながら、実際に書類を探さなければなりません。
担当者が変わったり、部署移動や退職があったりすると、さらに探しにくくなることがあります。
一方、紙文書をPDF化し、適切なファイル名や検索情報を設定しておけば、
会社名
案件名
契約年度
文書名
などから目的の資料を見つけやすくなります。
電子化のメリットは単純な「ペーパーレス化」ではなく、必要な情報へアクセスしやすい状態をつくることにあります。
OCR処理でPDFを「探せる文書」へ
紙文書をスキャンしただけでは、PDFの中身が画像になっているため、文字検索できない場合があります。
そこで利用されるのがOCRです。
OCRは、画像として取り込んだ文字を認識し、検索やコピーなどに利用できるようにする技術です。
たとえば大量の契約書や帳票を電子化した場合、
「特定の取引先名が入った文書を探したい」
「案件名から過去資料を確認したい」
「特定のキーワードが含まれる資料を検索したい」
といった場面で役立ちます。
中一陸運のアーカイブ事業では、スキャンだけでなく、OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品にも対応しています。
紙を画像にするだけではなく、業務で使える情報に変えることが電子化の重要なポイントです。
中一陸運では非破壊スキャンに対応
「電子化したいけれど、製本された資料を裁断したくない」
「貴重な原本なので、そのまま残したい」
という企業もあります。
中一陸運では、書類や書籍を裁断せずにスキャンする非破壊スキャニングに対応しています。
導入されているのが、ドイツ製ブックスキャナーのBookEye® 4 V1A Professionalです。
上部から資料を読み取るオーバーヘッド方式のため、製本された書籍や資料を裁断せず、そのまま電子化できます。
また、最大A1サイズまで対応しており、大判の図面などもスキャンできます。
設計図、地図、製本資料など、
「データでは確認したいが、原本も残したい」
という資料に適した方法です。
A4書類だけでなく大型図面も電子化できる
企業が保管している紙資料は、一般的なA4書類だけではありません。
製造業や建設業などでは、
設計図
施工図
測量図
地図
マイラー図面
トレーシングペーパー
製本された図面
など、大判資料が長期間残っているケースがあります。
こうした資料は通常の複合機では扱いにくく、電子化を後回しにしがちです。
中一陸運のアーカイブ事業では最大A1サイズまで対応しているため、一般書類だけでなく、大型図面の電子化も相談できます。
過去の図面をデジタル化しておけば、原本を倉庫から取り出して広げなくても、パソコン上で内容を確認しやすくなります。
「全部スキャンする」が正解とは限らない
書類電子化を検討すると、
「会社にある紙をすべてデータ化しよう」
と考えたくなるかもしれません。
しかし、すべてを電子化する必要があるとは限りません。
文書は、
よく使うもの
ほとんど使わないが保存が必要なもの
原本自体を残す必要があるもの
に分けて考えると整理しやすくなります。
よく使用する書類
電子化して検索・共有できるようにすると、業務効率化につながりやすい文書です。
使用頻度は低いが保存が必要な書類
オフィス内ではなく、外部保管を活用する方法があります。
原本に価値がある資料
非破壊スキャンで電子データを作り、原本はそのまま保管する方法を検討できます。
重要なのは、
「紙かデジタルか」の二択ではなく、文書ごとに適切な管理方法を選ぶこと
です。
電子化したあとも原本を保管できる
紙文書を電子化したからといって、すぐに原本を廃棄する必要はありません。
文書によっては、
「日常的な閲覧はPDF」
「原本は倉庫で保管」
という運用が適している場合があります。
中一陸運では、スキャン終了後の原本について、文書箱に格納した状態で継続的に保管するサービスも提供しています。
これにより、
日常業務ではデジタルデータを利用
しながら、
必要な原本は保管しておく
というハイブリッドな文書管理が可能になります。
保存期間が終わった文書は溶解処理まで対応
紙文書は、永久に保管し続けるものばかりではありません。
法令や社内規程などで定められた保存期間が終了した資料については、廃棄を検討することになります。
しかし、契約書や社内文書などには、機密情報や個人情報が含まれている場合があります。
一般ごみとしてそのまま処分するのは適切ではありません。
中一陸運のアーカイブ事業では、保存期間を終了した書類や大型図面などについて、溶解処理による廃棄にも対応しています。
つまり、
電子化
↓
原本保管
↓
保存期間終了
↓
廃棄
という文書のライフサイクルまでまとめて相談できます。
機密文書だからこそ情報管理を確認する
契約書、社員情報、顧客情報、設計資料などを外部へ預ける場合、セキュリティは重要な選定条件です。
中一陸運の駒形物流センターは、倉庫事業およびアーカイブ事業を適用範囲としてISMS認証を取得しています。
アーカイブ業務では、ISMS認証の対象となる環境内で文書電子化を行っています。
なお、ISMSは「Information Security Management System」の略で、情報セキュリティを継続的に管理するための仕組みに関する認証です。
文書電子化サービスを選ぶ際には、
どこで作業するのか
どのように原本を管理するのか
電子化後のデータをどう受け取るのか
といった運用まで確認しておくことが重要です。
文書の集荷・返却にも対応
大量の紙文書を電子化する場合、企業側で配送会社を手配するのも負担になります。
特に機密文書では、
「誰が運ぶのか」
「どのような方法で移動するのか」
も重要です。
中一陸運では、スキャン対象書類の引き取りや返却について、チャーター便による訪問対応を案内しています。
東京・群馬・栃木・埼玉などが対応地域として示されており、その他地域についても相談できます。
物流会社としての輸送機能と、文書電子化サービスを組み合わせられることは、中一陸運のアーカイブ事業の特徴です。
電子化を始める前に整理しておきたい6項目
文書電子化を相談する際には、あらかじめ次の情報を整理しておくとスムーズです。
1．原稿の種類
契約書、帳票、図面、冊子など、何を電子化したいのかを確認します。
2．原稿サイズ
A4中心なのか、大判図面が含まれるのかを確認します。
3．原稿量
箱数、ページ数など、おおよその量を整理します。
4．原稿の形態
バラ書類なのか、製本資料なのかを確認します。
5．必要なデータ仕様
PDFだけでよいのか、OCR処理や検索設定が必要なのかを決めます。
6．電子化後の原本
返却するのか、継続保管するのか、保存期間終了後に廃棄するのかを検討します。
これらを整理することで、自社に必要な電子化範囲が見えてきます。
こんな企業は書類電子化を検討するタイミング
次のような状況がある場合は、文書管理を見直すタイミングかもしれません。
キャビネットを追加し続けている
保管スペースの使い方を見直します。
過去資料を探す時間が長い
OCRや検索可能なPDF化を検討します。
大型図面が大量に残っている
A1対応の非破壊スキャンを検討します。
本社と支店で同じ資料を確認したい
電子データによる情報共有を検討します。
古い文書を廃棄できず保管し続けている
保存期限と廃棄ルールを整理します。
退職者や異動者しか保管場所を把握していない
個人依存の文書管理から、検索できる仕組みへの移行を検討します。
文書管理は「保管」から「活用」へ
これまで紙文書管理では、
「失くさず保管すること」
が大きな目的でした。
しかし、これからはそれだけでは十分ではありません。
必要なときに、
見つけられる
確認できる
共有できる
状態をつくることが重要です。
紙で保管すべき文書は安全に残す。
日常的に参照する文書は電子化する。
保存期間が終了したものは適切に廃棄する。
このように文書を整理することで、オフィススペースと業務時間の両方を有効活用しやすくなります。
「物流会社だからできる」アーカイブ事業
中一陸運株式会社は1963年の設立以来、60年以上にわたり「保管」と「輸送」に携わってきました。
そのノウハウをモノだけでなく、企業が保有する文書や情報へ広げたものがアーカイブ事業です。
文書を引き取る。
電子化する。
データとして納品する。
必要な原本を保管する。
保存期間終了後は溶解処理する。
紙文書のライフサイクルを一つの流れとして考えられることが、物流会社によるアーカイブ事業の特徴です。
「大量の書類でオフィスが狭くなっている」
「紙文書を探す時間を減らしたい」
「製本資料を裁断せず電子化したい」
「大型図面をスキャンしたい」
「電子化後の原本も保管したい」
このような課題をお持ちの企業様は、まず現在保有している文書の種類・量・利用頻度を整理してみてはいかがでしょうか。
「これからもずっと Only One Nakaichi」
中一陸運株式会社は、物流で培った保管・輸送のノウハウとアーカイブ事業を通じて、企業の「モノ」と「情報」の管理を支えてまいります。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
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スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
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チャーター便での運搬を実施しています。
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大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
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マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
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契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
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対象となる書類もそのまま放置されている。
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