オフィスの書類保管スペースを削減するには？外部保管と電子化を組み合わせる方法
「キャビネットが書類でいっぱいになっている」
「保存しなければならない書類が増え続けている」
「必要な書類を探すのに時間がかかる」
企業では、契約書や帳票、図面などの紙文書が蓄積し、オフィスや倉庫のスペースを圧迫することがあります。
しかし、保存が必要な書類を単純に廃棄するわけにはいきません。
そこで検討したいのが、外部保管と文書電子化を組み合わせたアーカイブサービスです。
群馬県伊勢崎市に本社を置く中一陸運株式会社では、物流事業で培ってきた保管・輸送のノウハウを活かし、企業の紙文書を対象としたアーカイブ事業を展開しています。
紙文書がオフィスを圧迫する理由
企業では日々、さまざまな書類が発生します。
例えば、
契約書
申請書
帳票
設計資料
図面
過去の業務資料
などです。
現在の業務ではほとんど使用していなくても、法令や社内規程などによって一定期間保管する必要がある文書もあります。
その結果、
「使わないが捨てられない書類」
が増え、キャビネットや書庫を占有してしまいます。
まずは書類を、
頻繁に使用する
使用頻度は低いが保存が必要
電子化して利用したい
保存期間終了後に廃棄できる
といった基準で分類することが重要です。
解決策① 使用頻度の低い書類を外部保管する
保存は必要でも日常的には使用しない書類については、外部保管を利用する方法があります。
例えば、過去の契約関係書類や保存期限のある帳票などを外部へ移すことで、社内の書庫やキャビネットを整理できます。
空いたスペースを、
執務スペース
打ち合わせスペース
作業スペース
などに活用できる可能性があります。
重要なのは、単に書類を社外へ移すことではなく、どの文書を、いつまで保管するのかを整理してから移管することです。
解決策② 必要な書類を電子化する
頻繁に参照する書類については、電子化も有効です。
紙のまま保管していると、
「どのファイルに入っているのか」
「誰が持っているのか」
「どのページに必要な情報があるのか」
を探す必要があります。
電子化してPDFなどで管理すれば、紙文書を直接確認する機会を減らせます。
さらにOCR処理によって文字情報を付加すれば、文書の内容を検索しやすくすることも可能です。
製本資料は「非破壊スキャン」という方法も
電子化したい資料の中には、
契約書ファイル
製本された報告書
図面集
古い冊子
など、裁断したくないものもあります。
中一陸運のアーカイブ事業では、オーバーヘッド型スキャナーBookEye® 4 V1A Professionalを使用した非破壊スキャンに対応しています。
本や製本資料を裁断せずにスキャンでき、最大A1サイズまでの資料を電子化できます。
原本を残したままデジタルデータを活用したい場合に適した方法です。
電子化した後の原本はどうする？
文書を電子化したからといって、すべての原本をすぐ廃棄できるとは限りません。
文書の種類や法令、契約条件、社内規程などによっては、原本の保存が必要になる場合があります。
そこで、
電子データ＝日常的な閲覧・検索
紙の原本＝外部で保管
という方法も考えられます。
これなら、オフィス内の書類量を減らしながら、必要な原本を保管できます。
保存期間が終了した書類は溶解処理へ
文書管理では「保管すること」だけでなく、いつ廃棄するかも重要です。
保存期間が終了した機密文書を通常の廃棄物と同じように処理すると、情報漏えいにつながる可能性があります。
中一陸運のアーカイブサービスでは、保存期間が終了した文書について、原本を溶解処理するサービスにも対応しています。
つまり、
文書の受け入れ
↓
保管
↓
必要に応じた電子化
↓
原本保管
↓
保存期間終了
↓
溶解処理
という文書のライフサイクルを考えた管理が可能です。
機密文書だからこそセキュリティを確認する
外部へ文書を預ける場合、重要になるのがセキュリティです。
契約書や社内資料などには、企業の重要情報が含まれていることがあります。
そのため外部保管サービスを選ぶ際には、
どのような施設で保管するのか
電子化作業をどこで行うのか
情報セキュリティ管理はどうなっているのか
を確認しましょう。
中一陸運の駒形物流センターでは、倉庫事業・アーカイブ事業を対象範囲として、情報セキュリティマネジメントシステム**ISMS（ISO/IEC 27001）**の認証を取得しています。
企業の重要文書を外部へ預ける際には、このような情報セキュリティへの取り組みも判断材料になります。
すべて電子化する必要はない
書類整理というと、
「全部スキャンしてペーパーレスにする」
と考えがちですが、必ずしもすべての書類を電子化する必要はありません。
例えば、
よく見る書類 → 電子化
ほとんど見ないが保存が必要 → 外部保管
保存期間終了 → 適切に廃棄
というように、利用頻度や保存義務によって管理方法を分けることができます。
この**「電子化・外部保管・廃棄」の使い分け**が、紙文書を効率的に管理するポイントです。
書類保管スペースを企業の資産として見直す
キャビネットや書庫が占有しているスペースにも、オフィスコストは発生しています。
だからこそ、
「書類をどこに置くか」
ではなく、
「本当に社内に置いておく必要があるのか」
という視点で見直すことが重要です。
中一陸運株式会社は2017年からアーカイブ事業を展開し、文書の外部保管だけでなく、非破壊スキャン・OCR処理・PDF化・原本保管・保存期間終了後の溶解処理などに対応しています。
「これからもずっと Only One Nakaichi」
オフィスや倉庫に蓄積した紙文書を整理し、限られたスペースを有効活用するために、外部保管と電子化を組み合わせた文書管理を検討してみてはいかがでしょうか。
バック オフィス サポート サービスのご案内
◆ 皆様の事務所・オフィスでの文書・図面の管理・保管・活用方法に関するお悩みはございませんか?
【(1)大型図面のスキャン・保管】
１．建設業界、設計事務所、製造業、不動産関係でよく利用される大型図面(A1サイズ中心)の管理と効率的な利用方法にお困りではありませんか?
・A1サイズが多くスペースをとり、50～60ページの観音製本が複数冊あれば
保管スペースを広くとる必要があり、かなりの重量にもなります。
・立替建設、仕様変更、新規製作等の際に既存図面を利用する頻度は高いです。
ただし、図面を持ち運ぶことは負担が大きく、図面の傷みや汚れ等のリスクも発生します。
《お悩みを解決します》
・大型スキャン(A1以下)で電子データ化をお勧めします。
・非破壊、高精度でのスキャニングが可能です。原本をバラバラにすることなく、
スキャン終了後も原本のまま保管が可能です。
・テレワーク可能なデジタルデータで納品します。社内利用の汎用性が高く
情報共有力が高まり、コストパフォーマンスで納得して頂けます。
・スキャン業務はISMS認証取得の弊社自社倉庫内で実施しますので安心・ 安全です。
スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター便で
訪問対応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能ですが、セキュリティ面を考慮して
チャーター便での運搬を実施しています。
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・保存期間を終了した書類、大型図面等の廃棄処理(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類、大型図面等は文書箱(段ボール)に格納してください。
《大型図面・各種書類のスキャン・保管について》
①非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
②大型図面を非破壊・高精度でスキャンを行います。
マイラー図面、トレペ図面、測量・地図図面、土木・建築図面等
製本・冊子スキャン：観音製本、上製本(契約書製本)、地図図面製本
③各種書類のスキャンも承ります。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
④データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
⑤ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
【(2)バックオフィス作業のサポートお任せください】
《オフィス内でこんなお悩みありませんか》
①事務職の人数不足と時間が足りない状況で、入力作業や資料整理等の補助作業が遅れている。
対象となる書類もそのまま放置されている。
②PC活用で紙媒体は減少しているが、「紙での対応」が求められるシーンが
残っており、効率的な管理体制ができていない。
⇒契約書、請求書、納品伝票等依然として取引先別に綴って原本保管。-
③手書き文書が多く、データ入力化ができていない。どうしても文書が残ってしまう。
④文書を詰めた文書箱(段ボール)箱が非常に多く、オフィス内で大きなスペースを取っていて無駄。
効率的な保管と活用方法を検討したい。
⑤いざ使いたい資料があってもどこに保管したか忘れてしまい、探し出すのに時間がかかってしまう。
⑥退職・業務引継ぎの際にPC内のデータ整理ができていないので、作業が滞ってしまう。。
《まずお勧めしたいのが文書の電子化(スキャン)サービスです》
・非破壊・高精度スキャン、管理検索がスムーズなデータで納品します。
・各種書類のスキャンが可能です。非破壊でのスキャンも可能。
契約書、行政文書、社内資料、古文書、絵画、ポスター、歴史資料等
・データベース化します。
OCR処理、PDF変換、検索設定、指定媒体での納品
・スキャン終了後の図面等を格納した文書箱を弊社倉庫内(ISMS認証取得の
大型クリーン倉庫)で継続的に保管管理いたします。保管料(月額)は文書箱
のサイズに応じて設定いたします。
・スキャン終了後、保存期間を満了または保管対象外の各種書類の廃棄処理
(溶解処理)も承ります。
⇒廃棄対象となる書類等は文書箱(段ボール)に格納してください。
・スキャン対象書類のお引き取り、返却は弊社手配のチャーター 便で訪問対
応いたします。(東京・群馬・栃木・埼玉、その他)
⇒宅配便、路線便での対応も可能です。
・ご要望をお教えください。
(1)原稿サイズ (2)原稿枚数 (3)原稿の形態 (4)ご依頼内容
(5) 原稿のお引き取り、納品方法 (6)納品形態 (7)実施時期
◆ご提示内容に合わせて、担当者から具体的にご提案、ご相談させて頂きます。
通常業務の〝ちょっとその先″へ
《バックオフィスサービスのご案内》
(1)データ化に向けた入力代行サービス
Ex. 資料・冊子に表記された項目別データを手入力します。
Ex. 数年分のアルバイト・パート社員の履歴書から必要項目をExcel
で入力。
(2)OCR処理による文字校正済データ作成
Ex. 資料・データをOCR専用ソフトで読み込み、1枚1ページ単位
でExcel抽出。抽出した内容を文字校正して納品。
(3)PDF作成とPDF名を統一リスト化します。
Ex. 契約書等のPDF化とそれに合わせて検索可能なようにPDF名を
統一リスト化する。
(4)各種写真の修復、補正
(5)その他皆様のオフィス内で書類の電子化・保管、データ化、データ活用、
入力作業等「書類管理に関するご相談」承ります。